Crear una lista desplegable
Para crear una lista desplegable en Excel, siga estos pasos.
1.En la segunda hoja, escriba los elementos que desea que aparezcan en la lista desplegable.
Nota: Si no desea que los usuarios accedan a los elementos de la Hoja 2, puede ocultar la Hoja 2. Para hacer esto, haga clic derecho en la pestaña Hoja 2 y haga clic en Ocultar.
2.En la primera hoja, seleccione la celda B1.
3.En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
4.Haga clic en el cuadro Fuente y seleccione el rango A1:A3 en la Hoja2.
5.En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
6.Haga clic en Aceptar.
Resultado :
Nota: Para copiar/pegar una lista desplegable, seleccione la celda que contiene la lista desplegable y presione CTRL + c, seleccione otra celda y presione CTRL + v.
7.También puede ingresar elementos directamente en el cuadro Fuente, en lugar de utilizar una referencia de rango.
Nota: La lista desplegable distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, si un usuario escribe sí, se muestra una alerta de error.
Permitir otras entradas
También puede crear una lista desplegable en Excel que permita otras entradas.
1. Primero, si escribe un valor que no está en la lista, Excel muestra una alerta de error.
Para permitir otras entradas, siga estos pasos.
2.En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
3.En la pestaña Alerta de error, desmarque la casilla «Mostrar una alerta de error después de una entrada de datos no válida».
4.Haga clic en Aceptar.
5.Ahora puede ingresar un valor que no esté en la lista.
Agregar/eliminar elementos
Puede agregar o eliminar elementos de una lista desplegable en Excel sin tener que abrir el cuadro de diálogo «Validación de datos» y cambiar la referencia del rango. Esto ahorra tiempo.
1. Para agregar un elemento a una lista desplegable, navegue hasta Elementos y seleccione un elemento.
2. Haga clic derecho y luego haga clic en Insertar.
3. Seleccione «Desplazar celdas hacia abajo» y haga clic en Aceptar.
Resultado:
Nota: Excel cambió automáticamente la referencia del rango de Hoja2!$A$1:$A$3 a Hoja2!$A$1:$A$4. Puede verificar esto abriendo el cuadro de diálogo «Validación de datos».
4. Ingrese un nuevo elemento.
Resultado:
5. Para eliminar un elemento de una lista desplegable, en el paso 2, haga clic en Eliminar, seleccione «Mayúsculas arriba» y haga clic en Aceptar.
Lista desplegable dinámica
También puede utilizar una fórmula que actualice su lista desplegable automáticamente cuando agrega un elemento al final de la lista.
1. En la primera hoja, seleccione la celda B1.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
3. Haga clic en el cuadro Fuente e ingrese la fórmula:
=DESPLAZAMIENTO(Hoja2!$A$1,0,0,CONTARA(Hoja2!$A:$A),1)
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
Explicación: La función OFFSET toma 5 argumentos. Referencia: Hoja2!$A$1, filas a desplazar: 0, columnas a desplazar: 0, alto: CONTARA(Hoja2!$A:$A) y ancho: 1: CONTARA(Hoja2!$A:$A) y ancho: 1. COUNTA(Hoja2!$A:$A) cuenta el número de valores en la columna A de la Hoja2 que no están vacíos. Cuando agrega un elemento a la lista de la Hoja2, COUNTA(Hoja2!$A:$A) aumenta. Por lo tanto, el rango devuelto por la función DESREF se expande y la lista desplegable se actualiza.
5. Haga clic en Aceptar.
6. En la segunda hoja, simplemente agregue un nuevo elemento al final de la lista.
Resultado:
Eliminar una lista desplegable
Para eliminar una lista desplegable en Excel, siga estos pasos.
1. Seleccione la celda que contiene la lista desplegable.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
3. Haga clic en Borrar todo.
Nota: Para eliminar todas las demás listas desplegables con la misma configuración, marque la casilla «Aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración» antes de hacer clic en Borrar todo.
4. Haga clic en Aceptar.
Listas desplegables dependientes
¿Quiere obtener más información sobre las listas desplegables en Excel? Aprenda a crear listas desplegables dependientes.
1. Por ejemplo, si el usuario selecciona Pizza en una primera lista desplegable.
2. Una segunda lista desplegable contiene artículos de pizza.
3. Pero si el usuario selecciona chino en el primer menú desplegable, el segundo menú desplegable contendrá platos chinos.
La magia de la pintura.
También puede almacenar sus elementos en una tabla de Excel para crear una lista desplegable dinámica.
1. En la segunda hoja, seleccione un elemento de la lista.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
3. Excel selecciona automáticamente los datos por usted. Haga clic en Aceptar.
4. Si selecciona la lista, Excel muestra la referencia estructurada.
5. Utilice esta referencia estructurada para crear una lista desplegable dinámica.
Explicación: La función INDIRECTA de Excel convierte una cadena de texto en una referencia válida.
6. En la segunda hoja, simplemente agregue un nuevo elemento al final de la lista.
Resultado:
Nota: Pruébelo usted mismo. Descargue el archivo Excel y cree esta lista desplegable.
7. Cuando utilice tablas, utilice la función ÚNICA en Excel 365/2021 para extraer elementos únicos de la lista.
Nota: Esta función de tabla dinámica, ingresada en la celda F1, llena varias celdas. Guau ! Este comportamiento en Excel 365/2021 se llama relleno.
8. Utilice este rango de derrames para crear un menú desplegable mágico.
Explicación: Utilice siempre la primera celda (F1) y un carácter de almohadilla para hacer referencia a un rango de derrame.
Resultado :
