Formatowanie warunkowe Excel: reguły i formuły

Formatowanie warunkowe zmienia wypełnienie, czcionkę lub obramowanie komórki w zależności od jej wartości i aktualizuje się, gdy tylko wartość się zmieni. Aby je zastosować, zaznacz komórki, kliknij Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe i wybierz regułę, na przykład Reguły wyróżniania komórek > Większe niż.

Reguły z menu wystarczają w prostych przypadkach. Gdy kolor ma zależeć od innej komórki (na przykład cały wiersz przeterminowanej faktury), potrzebna jest reguła z formułą, opisana niżej.

Tabela z przykładu

Zestawienie faktur. Wszystkie wyniki poniżej zakładają, że dziś jest 2 listopada 2026 r.

	A	B	C	D	E
1	Faktura	Klient	Kwota (zł)	Termin	Status
2	FV-101	Nowak Sp. z o.o.	1 250	15.10.2026	Zapłacona
3	FV-102	Kowalski i Synowie	3 400	28.10.2026	Oczekuje
4	FV-103	Wiśniewska Design	860	05.11.2026	Oczekuje
5	FV-104	Zieliński Doradztwo	2 100	20.10.2026	Oczekuje
6	FV-105	Nowak Sp. z o.o.	4 750	30.11.2026	Oczekuje
7	FV-106	Lewandowski Budownictwo	1 980	01.11.2026	Zapłacona
8	FV-107	Kowalski i Synowie	620	10.12.2026	Oczekuje

Gotowe reguły

Wyróżnianie wartości powyżej progu

Zaznacz C2:C8.
Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Reguły wyróżniania komórek > Większe niż.
Wpisz 2000 w lewym polu, wybierz format z listy po prawej i kliknij OK.

Kolor dostają C3 (3 400), C5 (2 100) i C6 (4 750). C7 (1 980) zostaje bez zmian. To samo podmenu oferuje reguły mniejsze niż, między, równe, tekst zawierający słowo, daty (wczoraj, w tym tygodniu, w zeszłym miesiącu…) i duplikaty.

Próg może pochodzić z komórki: zamiast wpisywać 2000, kliknij komórkę, na przykład G1. Zmień G1, a kolory się dostosują.

Największe wartości i średnia

Podmenu Reguły pierwszych/ostatnich koloruje N największych lub najmniejszych wartości albo wartości powyżej lub poniżej średniej. Dla C2:C8:

Pierwsze 10 elementów, z liczbą zmienioną w oknie dialogowym na 3: C6, C3 i C5;
Powyżej średniej: średnia wynosi 2 137,14 zł (14 960 / 7), więc kolorują się tylko C3 i C6. C5 (2 100) jest tuż poniżej.

Wyszukiwanie duplikatów

Zaznacz B2:B8, a następnie Reguły wyróżniania komórek > Duplikujące się wartości. Nowak Sp. z o.o. (B2, B6) i Kowalski i Synowie (B3, B8) zostają wyróżnieni: to klienci z kilkoma fakturami. Reguła koloruje każde wystąpienie, również pierwsze. Jeśli chcesz usunąć powtarzające się wiersze, a nie tylko je oznaczyć, zajrzyj do artykułu o tym, jak usunąć duplikaty w Excelu.

Paski danych, skale kolorów i ikony

Te trzy reguły nie wyróżniają wybranych komórek: pokazują wszystkie wartości zakresu względem siebie.

Paski danych: pasek w każdej komórce, proporcjonalny do wartości. W C2:C8 pasek w C6 (4 750) wypełnia całą komórkę, a w C8 (620) tylko jej niewielką część. To mini wykres bez wychodzenia z tabeli.
Skale kolorów: gradient, na przykład od czerwieni (najniższa wartość) do zieleni (najwyższa). Przydatne w tabeli z danymi miesięcznymi, by od razu zobaczyć słabsze miesiące.
Zestawy ikon: strzałki, światła drogowe lub symbole według progów. Domyślnie Excel dzieli zakres procentowo na trzy części; dla konkretnych progów (poniżej 1 000, powyżej 3 000) edytuj regułę w Zarządzaj regułami.

Reguła z formułą: kolorowanie całego wiersza

Cel: pokolorować cały wiersz każdej faktury, której termin płatności minął.

Zaznacz A2:E8, zaczynając od A2 (aktywna komórka, która w zaznaczeniu pozostaje biała, musi być A2).
Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Nowa reguła.
Wybierz Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować.
W polu Formatuj wartości, dla których następująca formuła jest prawdziwa wpisz:
```
=$D2<DZIŚ()
```
Kliknij Formatuj, przejdź na kartę Wypełnienie, wybierz kolor i dwa razy kliknij OK.

Kolor dostają wiersze 2, 3, 5 i 7 (terminy 15.10, 28.10, 20.10 i 01.11, wszystkie przed 02.11.2026).

Dlaczego to działa: Excel czyta formułę tak, jak została napisana dla aktywnej komórki (A2), i dopasowuje ją do każdej komórki zakresu, jakby była skopiowana. Znak $ przed D blokuje kolumnę: od A2 do E2 każda komórka sprawdza D2. Numer wiersza nie jest zablokowany, więc w wierszu 5 formuła ma postać =$D5<DZIŚ().

Dodanie drugiego warunku

Wiersze 2 i 7 są pokolorowane, choć te faktury są zapłacone. Aby zostawić tylko te, o które trzeba się upomnieć, połącz oba warunki funkcją ORAZ:

=ORAZ($D2<DZIŚ();$E2<>"Zapłacona")

Pokolorowane zostają tylko wiersze 3 (FV-102) i 5 (FV-104).

Termin w ciągu najbliższych 7 dni

Dodaj drugą regułę dla tego samego zakresu, z innym kolorem (na przykład pomarańczowym):

=ORAZ($D2>=DZIŚ();$D2<=DZIŚ()+7;$E2<>"Zapłacona")

Koloruje wiersz 4 (FV-103, termin 05.11). FV-105 (30.11) i FV-107 (10.12) mają zbyt odległy termin, a termin FV-106 (01.11) już minął. Aby w sąsiedniej kolumnie pokazać, ile dni lub miesięcy faktura jest przeterminowana, oblicz różnicę między terminem a dniem dzisiejszym funkcją DATA.RÓŻNICA.

Co drugi wiersz

Aby zacieniować co drugi wiersz i ułatwić czytanie długiej listy, użyj formuły =MOD(WIERSZ();2)=0. Jeśli dane są sformatowane jako tabela (Narzędzia główne > Formatuj jako tabelę), naprzemienne wiersze są już gotowe, bez żadnej reguły.

Zarządzanie regułami, edycja i usuwanie

Wszystkie reguły znajdziesz w Narzędzia główne > Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami, co otwiera Menedżer reguł formatowania warunkowego.

U góry, w polu Pokaż reguły formatowania dla, wybierz bieżący arkusz, aby zobaczyć wszystkie reguły, a nie tylko te z zaznaczenia.
Kolumna Dotyczy pokazuje zakres każdej reguły. Aby rozszerzyć regułę na nowe wiersze, popraw go tutaj (=$A$2:$E$200 zamiast =$A$2:$E$8).
Reguły są stosowane od góry do dołu. Jeśli dwie reguły kolorują tę samą komórkę na różne kolory, wygrywa ta wyżej. Strzałki przesuwają zaznaczoną regułę.
Zatrzymaj, gdy warunek jest prawdziwy: gdy pole jest zaznaczone, a reguła jest spełniona, Excel nie sprawdza reguł znajdujących się niżej.

Aby usunąć reguły, wybierz Formatowanie warunkowe > Wyczyść reguły, a następnie Wyczyść reguły z zaznaczonych komórek lub Wyczyść reguły z całego arkusza. Pojedynczą regułę zaznacz w menedżerze i kliknij Usuń regułę.

Gdy formatowanie nie działa zgodnie z oczekiwaniami

Koloruje się tylko jedna kolumna albo kolory są przesunięte

Prawie zawsze chodzi o $. Bez niego (=D2<DZIŚ()) komórka B2 sprawdza E2, C2 sprawdza F2 i tak dalej. Inna przyczyna: formuła napisana dla wiersza 1 (=$D1), choć zaznaczenie zaczyna się w wierszu 2. Wtedy wszystkie kolory są przesunięte o jeden wiersz. Formuła musi zawsze odwoływać się do pierwszego wiersza zakresu.

Kolorują się puste wiersze

Pusta komórka z datą ma dla Excela wartość 0, więc jest „przed dzisiaj”. Jeśli zakres sięga do wiersza 200, by objąć przyszłe faktury, wyklucz puste komórki:

=ORAZ($D2<>"";$D2<DZIŚ();$E2<>"Zapłacona")

Przy warunku tekstowym nic się nie koloruje

Tekst musi być w prostym cudzysłowie i dokładnie taki sam jak w komórce: "Zapłacona" nie pasuje do „Zapłacono” ani do „Zapłacona” ze spacją na końcu. Wielkość liter natomiast nie ma znaczenia.

Daty lub liczby zapisane jako tekst

Data zaimportowana jako tekst (wyrównana do lewej) nie jest porównywana jak data. Sprawdź to formułą =CZY.LICZBA(D2): FAŁSZ oznacza, że najpierw trzeba ją przekonwertować.

Takie reguły często wyróżniają wskaźniki na dashboardzie w Excelu. Aby pokazać te same liczby graficznie obok tabeli, zobacz, jak zrobić wykres w Excelu. Dokumentacja Microsoft: Używanie formatowania warunkowego do wyróżniania informacji.