Formattazione condizionale Excel: regole e formule

La formattazione condizionale cambia il riempimento, il carattere o il bordo di una cella in base al suo valore, e si aggiorna appena il valore cambia. Per applicarla, seleziona le celle, clicca su Home > Formattazione condizionale e scegli una regola, per esempio Regole evidenziazione celle > Maggiore di.

Le regole del menu coprono i casi semplici. Quando il colore deve dipendere da un'altra cella (colorare tutta la riga di una fattura scaduta, per esempio), serve una regola con formula, spiegata più avanti.

La tabella di esempio

Uno scadenziario delle fatture. Tutti i risultati presuppongono che oggi sia il 2 novembre 2026.

	A	B	C	D	E
1	Fattura	Cliente	Importo (€)	Scadenza	Stato
2	F-101	Rossi S.r.l.	1.250	15/10/2026	Pagata
3	F-102	Bianchi & Figli	3.400	28/10/2026	Da pagare
4	F-103	Ferrari Design	860	05/11/2026	Da pagare
5	F-104	Esposito Consulenze	2.100	20/10/2026	Da pagare
6	F-105	Rossi S.r.l.	4.750	30/11/2026	Da pagare
7	F-106	Romano Edilizia	1.980	01/11/2026	Pagata
8	F-107	Bianchi & Figli	620	10/12/2026	Da pagare

Le regole predefinite

Evidenziare i valori sopra una soglia

Seleziona C2:C8.
Home > Formattazione condizionale > Regole evidenziazione celle > Maggiore di.
Scrivi 2000 nella casella di sinistra, scegli un formato nell'elenco di destra e clicca su OK.

Si colorano C3 (3.400), C5 (2.100) e C6 (4.750). C7 (1.980) resta com'è. Lo stesso sottomenu propone minore di, tra, uguale a, testo che contiene una parola, date (ieri, questa settimana, il mese scorso…) e valori duplicati.

La soglia può venire da una cella: invece di scrivere 2000, clicca su una cella, per esempio G1. Cambia G1 e i colori si adeguano.

I valori più alti e la media

Il sottomenu Regole Primi/Ultimi colora gli N valori più alti o più bassi, oppure quelli sopra o sotto la media. Su C2:C8:

Primi 10 elementi, con il numero portato a 3 nella finestra di dialogo: C6, C3 e C5;
Superiore alla media: la media è 2.137,14 € (14.960 / 7), quindi si colorano solo C3 e C6. C5 (2.100) resta appena sotto.

Trovare i duplicati

Seleziona B2:B8 e poi Regole evidenziazione celle > Valori duplicati. Rossi S.r.l. (B2, B6) e Bianchi & Figli (B3, B8) si colorano: sono clienti con più fatture. La regola colora tutte le occorrenze, compresa la prima. Per eliminare le righe doppie invece di evidenziarle, leggi il nostro articolo su come rimuovere i duplicati in Excel.

Barre dei dati, scale di colori e icone

Queste tre regole non evidenziano alcune celle: rappresentano tutti i valori dell'intervallo in rapporto tra loro.

Barre dei dati: una barra in ogni cella, proporzionale al valore. Su C2:C8, la barra di C6 (4.750) riempie tutta la cella e quella di C8 (620) solo una piccola parte. Un mini grafico senza uscire dalla tabella.
Scale di colori: una sfumatura, per esempio dal rosso (valore più basso) al verde (il più alto). Comoda su una tabella di dati mensili per individuare a colpo d'occhio i mesi deboli.
Set di icone: frecce, semafori o simboli in base a delle soglie. Per impostazione predefinita Excel divide l'intervallo in terzi in percentuale; per soglie precise (meno di 1.000, più di 3.000), modifica la regola in Gestisci regole.

Regola con formula: colorare una riga intera

Obiettivo: colorare l'intera riga di ogni fattura con la scadenza superata.

Seleziona A2:E8 partendo da A2 (la cella attiva, quella che resta bianca dentro la selezione, deve essere A2).
Home > Formattazione condizionale > Nuova regola.
Scegli Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.
In Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero, scrivi:
```
=$D2<OGGI()
```
Clicca su Formato, scheda Riempimento, scegli un colore e clicca due volte su OK.

Si colorano le righe 2, 3, 5 e 7 (scadenze del 15/10, 28/10, 20/10 e 01/11, tutte precedenti al 02/11/2026).

Perché funziona: Excel legge la formula così com'è scritta per la cella attiva (A2) e la adatta a ogni cella dell'intervallo, come se l'avessi copiata. Il $ davanti alla D blocca la colonna: da A2 a E2, tutte le celle controllano D2. Il numero di riga invece non è bloccato, quindi sulla riga 5 la formula diventa =$D5<OGGI().

Aggiungere una seconda condizione

Le righe 2 e 7 sono colorate anche se quelle fatture sono già pagate. Per tenere solo quelle da sollecitare, combina i due controlli con E:

=E($D2<OGGI();$E2<>"Pagata")

Restano colorate solo le righe 3 (F-102) e 5 (F-104).

Scadenza nei prossimi 7 giorni

Aggiungi una seconda regola sullo stesso intervallo, con un altro colore (arancione, per esempio):

=E($D2>=OGGI();$D2<=OGGI()+7;$E2<>"Pagata")

Colora la riga 4 (F-103, scadenza 05/11). La F-105 (30/11) e la F-107 (10/12) sono troppo lontane; la F-106 (01/11) è già scaduta. Per mostrare in una colonna accanto da quanti giorni o mesi una fattura è scaduta, calcola la differenza tra scadenza e oggi con DATA.DIFF.

Una riga sì e una no

Per ombreggiare una riga ogni due e rendere più leggibile un elenco lungo, la formula è =RESTO(RIF.RIGA();2)=0. Se i dati sono formattati come tabella (Home > Formatta come tabella), le righe alternate ci sono già, senza bisogno di regole.

Gestire, modificare ed eliminare le regole

Tutte le regole si trovano in Home > Formattazione condizionale > Gestisci regole, che apre la finestra Gestione regole formattazione condizionale.

In alto, in Visualizza regole di formattazione per, scegli Questo foglio di lavoro per vedere tutte le regole, non solo quelle della selezione corrente.
La colonna Si applica a indica l'intervallo di ogni regola. Per estendere una regola alle nuove righe, correggilo qui (=$A$2:$E$200 invece di =$A$2:$E$8).
Le regole si applicano dall'alto verso il basso. Se due regole colorano la stessa cella con colori diversi, vince quella più in alto. Le frecce spostano la regola selezionata.
Interrompi se Vera: se la casella è spuntata e la regola è vera, Excel non valuta le regole che si trovano sotto.

Per cancellare, vai su Formattazione condizionale > Cancella regole e scegli se cancellarle dalle celle selezionate o dall'intero foglio. Per una sola regola, selezionala nella finestra di gestione e clicca su Elimina regola.

Quando la formattazione non si applica come previsto

Si colora una sola colonna, oppure i colori sono sfasati

Quasi sempre è colpa del $. Senza (=D2<OGGI()), la cella B2 controlla E2, la C2 controlla F2 e così via. Altra causa: una formula scritta per la riga 1 (=$D1) quando la selezione parte dalla riga 2. Tutti i colori finiscono allora una riga più in là. La formula deve sempre riferirsi alla prima riga dell'intervallo.

Si colorano le righe vuote

Per Excel una cella di data vuota vale 0, quindi è «prima di oggi». Se l'intervallo arriva fino alla riga 200 per accogliere le fatture future, escludi le celle vuote:

=E($D2<>"";$D2<OGGI();$E2<>"Pagata")

Con un criterio di testo non si colora nulla

Il testo va tra virgolette dritte e deve essere identico a quello della cella: "Pagata" non corrisponde a «Pagato» né a «Pagata» seguito da uno spazio. Maiuscole e minuscole, invece, non contano.

Date o numeri memorizzati come testo

Una data importata come testo (allineata a sinistra) non viene confrontata come una data. Verifica con =VAL.NUMERO(D2): FALSO significa che devi prima convertirla.

Queste regole servono spesso a mettere in risalto gli indicatori di una dashboard Excel. Per rappresentare gli stessi numeri in forma visiva accanto alla tabella, guarda come fare un grafico su Excel. Riferimento Microsoft: Usare la formattazione condizionale per evidenziare le informazioni.