Bedingte Formatierung in Excel: Regeln, Formeln und ganze Zeilen färben

Die bedingte Formatierung ändert Füllfarbe, Schrift oder Rahmen einer Zelle abhängig von ihrem Wert und passt sich an, sobald sich der Wert ändert. Markieren Sie dazu die Zellen, klicken Sie auf Start > Bedingte Formatierung und wählen Sie eine Regel, zum Beispiel Regeln zum Hervorheben von Zellen > Größer als.

Die Regeln im Menü decken einfache Fälle ab. Sobald die Farbe von einer anderen Zelle abhängen soll (etwa die ganze Zeile einer überfälligen Rechnung färben), brauchen Sie eine Formelregel. Sie ist weiter unten erklärt.

Die Beispieltabelle

Eine Rechnungsliste. Alle folgenden Ergebnisse gehen davon aus, dass heute der 2. November 2026 ist.

Fertige Regeln

Werte über einem Schwellenwert hervorheben

1. Markieren Sie C2:C8.
2. Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Größer als.
3. Tippen Sie 2000 in das linke Feld, wählen Sie rechts ein Format und klicken Sie auf OK.

C3 (3.400), C5 (2.100) und C6 (4.750) werden gefärbt. C7 (1.980) bleibt unverändert. Im selben Untermenü finden Sie Kleiner als, Zwischen, Gleich, Text, der ein Wort enthält, Datumsangaben (gestern, diese Woche, letzter Monat…) und doppelte Werte.

Der Schwellenwert kann auch aus einer Zelle kommen: Statt 2000 zu tippen, klicken Sie auf eine Zelle, etwa G1. Ändern Sie G1, ändern sich die Farben mit.

Die größten Werte und der Durchschnitt

Das Untermenü Obere/untere Regeln färbt die N größten oder kleinsten Werte oder die Werte über oder unter dem Durchschnitt. Auf C2:C8:

• Obere 10 Elemente, im Dialogfeld auf 3 geändert: C6, C3 und C5;
• Über dem Durchschnitt: Der Durchschnitt beträgt 2.137,14 € (14.960 / 7), also werden nur C3 und C6 gefärbt. C5 (2.100) liegt knapp darunter.

Duplikate erkennen

Markieren Sie B2:B8 und wählen Sie Regeln zum Hervorheben von Zellen > Doppelte Werte. Becker GmbH (B2, B6) und Schulz & Söhne (B3, B8) werden gefärbt: Diese Kunden haben mehrere Rechnungen. Die Regel färbt jedes Vorkommen, auch das erste. Wenn Sie doppelte Zeilen löschen statt nur markieren wollen, lesen Sie unsere Anleitung zum Duplikate entfernen in Excel.

Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze

Diese drei Regeln heben nicht einzelne Zellen hervor: Sie stellen alle Werte des Bereichs im Verhältnis zueinander dar.

• Datenbalken: ein Balken in jeder Zelle, proportional zum Wert. Auf C2:C8 füllt der Balken von C6 (4.750) die ganze Zelle, der von C8 (620) nur einen kleinen Teil. Ein Mini-Diagramm direkt in der Tabelle.
• Farbskalen: ein Farbverlauf, etwa von Rot (kleinster Wert) bis Grün (größter). Praktisch bei einer Tabelle mit Monatszahlen, um schwache Monate auf einen Blick zu sehen.
• Symbolsätze: Pfeile, Ampeln oder Symbole nach Schwellenwerten. Standardmäßig teilt Excel den Bereich prozentual in Drittel; für feste Grenzen (unter 1.000, über 3.000) bearbeiten Sie die Regel unter Regeln verwalten.

Formelregel: eine ganze Zeile färben

Ziel: die ganze Zeile jeder Rechnung färben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist.

1. Markieren Sie A2:E8 und beginnen Sie dabei in A2 (die aktive Zelle, die innerhalb der Markierung weiß bleibt, muss A2 sein).
2. Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
3. Wählen Sie Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
4. Geben Sie unter Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist ein:

   =$D2<HEUTE()

5. Klicken Sie auf Formatieren, Registerkarte Ausfüllen, wählen Sie eine Farbe und klicken Sie zweimal auf OK.

Die Zeilen 2, 3, 5 und 7 werden gefärbt (fällig am 15.10., 28.10., 20.10. und 01.11., alle vor dem 02.11.2026).

Warum das funktioniert: Excel liest die Formel so, wie sie für die aktive Zelle (A2) geschrieben ist, und passt sie für jede Zelle des Bereichs an, als wäre sie kopiert worden. Das $ vor D fixiert die Spalte: Von A2 bis E2 prüft jede Zelle D2. Die Zeilennummer ist nicht fixiert, in Zeile 5 lautet die Formel also =$D5<HEUTE().

Eine zweite Bedingung hinzufügen

Die Zeilen 2 und 7 sind gefärbt, obwohl diese Rechnungen bezahlt sind. Um nur die echten Mahnfälle zu behalten, verbinden Sie beide Prüfungen mit UND:

=UND($D2<HEUTE();$E2<>"Bezahlt")

Nur noch die Zeilen 3 (R-102) und 5 (R-104) bleiben gefärbt.

Fällig in den nächsten 7 Tagen

Legen Sie auf demselben Bereich eine zweite Regel mit einer anderen Farbe an (zum Beispiel Orange):

=UND($D2>=HEUTE();$D2<=HEUTE()+7;$E2<>"Bezahlt")

Sie färbt Zeile 4 (R-103, fällig am 05.11.). R-105 (30.11.) und R-107 (10.12.) liegen zu weit in der Zukunft, und R-106 (01.11.) ist bereits überfällig. Um in einer Nachbarspalte anzuzeigen, seit wie vielen Tagen oder Monaten eine Rechnung überfällig ist, berechnen Sie den Abstand zwischen Fälligkeit und heute mit DATEDIF.

Jede zweite Zeile

Um jede zweite Zeile grau zu hinterlegen und lange Listen lesbarer zu machen, lautet die Formel =REST(ZEILE();2)=0. Sind Ihre Daten als Tabelle formatiert (Start > Als Tabelle formatieren), sind die gebänderten Zeilen schon da, ganz ohne Regel.

Regeln verwalten, bearbeiten und löschen

Alle Regeln finden Sie unter Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten. Dort öffnet sich der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung.

• Oben, bei Formatierungsregeln anzeigen für: Wählen Sie Dieses Arbeitsblatt, um alle Regeln zu sehen, nicht nur die der aktuellen Markierung.
• Die Spalte Wird angewendet auf zeigt den Bereich jeder Regel. Um eine Regel auf neue Zeilen auszudehnen, korrigieren Sie ihn hier (=$A$2:$E$200 statt =$A$2:$E$8).
• Die Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet. Färben zwei Regeln dieselbe Zelle unterschiedlich, gewinnt die obere. Mit den Pfeilen verschieben Sie die markierte Regel.
• Anhalten: Ist das Kästchen aktiviert und die Regel wahr, prüft Excel die darunterliegenden Regeln nicht mehr.

Zum Löschen: Bedingte Formatierung > Regeln löschen, dann Regeln in ausgewählten Zellen löschen oder Regeln in gesamtem Blatt löschen. Für eine einzelne Regel markieren Sie sie im Manager und klicken auf Regel löschen.

Wenn die Formatierung nicht wie erwartet greift

Nur eine Spalte wird gefärbt, oder die Farben sind verschoben

Fast immer liegt es am $. Ohne ihn (=D2<HEUTE()) prüft Zelle B2 die Zelle E2, C2 prüft F2 und so weiter. Andere Ursache: eine Formel für Zeile 1 (=$D1), obwohl die Markierung in Zeile 2 beginnt. Dann sitzen alle Farben eine Zeile versetzt. Die Formel muss sich immer auf die erste Zeile des Bereichs beziehen.

Leere Zeilen werden gefärbt

Eine leere Datumszelle zählt für Excel als 0 und liegt damit „vor heute“. Reicht der Bereich für künftige Rechnungen bis Zeile 200, schließen Sie leere Zellen aus:

=UND($D2<>"";$D2<HEUTE();$E2<>"Bezahlt")

Mit einer Textbedingung wird nichts gefärbt

Der Text muss in geraden Anführungszeichen stehen und genau dem Zellinhalt entsprechen: "Bezahlt" passt nicht zu „Bezahl“ oder zu „Bezahlt“ mit Leerzeichen dahinter. Groß- und Kleinschreibung spielt dagegen keine Rolle.

Datumsangaben oder Zahlen als Text gespeichert

Ein als Text importiertes Datum (linksbündig) wird nicht wie ein Datum verglichen. Prüfen Sie mit =ISTZAHL(D2): FALSCH bedeutet, dass Sie es zuerst umwandeln müssen.

Solche Regeln heben oft die Kennzahlen eines Excel-Dashboards hervor. Um dieselben Zahlen neben der Tabelle grafisch darzustellen, lesen Sie, wie Sie ein Excel-Diagramm erstellen. Microsoft-Referenz: Verwenden der bedingten Formatierung zum Hervorheben von Informationen.