Excel dla początkujących: jak nauczyć się Excela od podstaw w 7 krokach

Jeśli zaczynasz naukę Excela od zera, idź w tej kolejności: interfejs i wprowadzanie danych, proste formuły i odwołania do komórek, sortowanie i filtrowanie, funkcje warunkowe (JEŻELI, LICZ.JEŻELI, SUMA.JEŻELI), wyszukiwanie za pomocą WYSZUKAJ.PIONOWO, porządek w danych, a na końcu wykresy i tabele przestawne. Każdy krok opiera się na poprzednim. Jeśli na przykład pominiesz odwołania do komórek, żadna kopiowana później formuła nie będzie dla ciebie zrozumiała.

Cały plan korzysta z jednego arkusza ćwiczeniowego. Tworzysz go w kroku 1, a każdy kolejny krok dodaje do niego ćwiczenie. Potrzebujesz tylko Excela: aplikacji klasycznej albo Excela dla sieci Web, który jest bezpłatny z kontem Microsoft.

Ile czasu zaplanować

Nasza rada: od 20 do 30 minut dziennie, jeden krok na tydzień. W ten sposób przejdziesz cały plan w około siedem tygodni. Krótkie, regularne sesje w samym Excelu, a nie tylko czytanie czy oglądanie filmów, dają więcej niż cały dzień raz w miesiącu. Krok masz opanowany, gdy potrafisz powtórzyć ćwiczenie bez zaglądania do instrukcji.

Krok 1: poznaj interfejs i wprowadź dane

Po tym kroku będziesz umieć:

• odróżnić skoroszyt (plik) od arkuszy (karty na dole okna);
• wskazać komórkę po kolumnie i wierszu: B3 to kolumna B, wiersz 3;
• czytać wstążkę (Narzędzia główne, Wstawianie, Dane…) i pasek formuły, który pokazuje prawdziwą zawartość zaznaczonej komórki;
• skopiować wartość lub formułę w dół uchwytem wypełniania (mały kwadrat w prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki);
• ustawić format liczb (walutowy, data) na karcie Narzędzia główne.

Ćwiczenie. W pustym arkuszu wpisz poniższą listę sprzedaży małego sklepu papierniczego. Ustaw format walutowy dla kolumny E. Z tego arkusza skorzystasz we wszystkich kolejnych krokach.

Szybki test: data rozpoznana przez Excela jest wyrównana do prawej, tak jak liczba. Jeśli trzyma się lewej strony, Excel zapisał ją jako tekst.

Krok 2: proste formuły i odwołania do komórek

Formuła zawsze zaczyna się od =. Może dodawać komórki (=E2+E3) albo wywoływać funkcję. Pierwsze dwie, które warto poznać, to SUMA i ŚREDNIA. Przycisk Autosumowanie na karcie Narzędzia główne wpisze formułę SUMA za ciebie.

Potem przychodzi moment, na którym zatrzymuje się najwięcej początkujących: gdy kopiujesz formułę w dół, odwołania się przesuwają (E2 zmienia się w E3, potem w E4). To odwołanie względne. Żeby odwołanie się nie przesuwało, dodaj znaki $: $I$1 to odwołanie bezwzględne. W systemie Windows klawisz F4 dodaje znaki $ do odwołania, w którym stoi kursor.

Ćwiczenie.

1. W I3 oblicz sumę: =SUMA(E2:E9) zwraca 85,50 zł.
2. W I4 oblicz średnią sprzedaż: =ŚREDNIA(E2:E9) zwraca 10,6875, co przy dwóch miejscach po przecinku daje 10,69 zł.
3. Wpisz 10% w I1 (stawka prowizji) i „Prowizja” w F1. W F2 wpisz =E2*$I$1 i skopiuj do F9. F2 pokazuje 1,25 zł, a F3 0,40 zł.

Powtórz punkt 3 z formułą =E2*I1, czyli bez $: od F3 wyniki są błędne (F3 pokazuje 0), bo skopiowana formuła wskazuje I2, I3… zamiast stawki w I1. Zobaczenie tego błędu raz uczy więcej niż dziesięciokrotne czytanie o nim.

Krok 3: porządkowanie, sortowanie i filtrowanie

Zaznacz A1:F9 i wybierz Wstawianie > Tabela. Excel zamienia zakres w tabelę: przy nagłówkach pojawiają się przyciski filtrowania, a nowe wiersze wpisane bezpośrednio pod spodem dołączają do niej same. Polecenia Dane > Sortuj i Dane > Filtruj działają też na zwykłym zakresie.

Ćwiczenie.

1. Przefiltruj kolumnę Miasto na „Warszawa”: zostają 4 wiersze.
2. Wyczyść filtr i posortuj według kwoty od największej do najmniejszej: dwa kalendarze po 18,00 zł trafiają na górę.

Dwa nawyki zapobiegają większości problemów na tym etapie: jeden wiersz nagłówków bez scalonych komórek i brak pustych wierszy w środku danych. Pusty wiersz ucina zakres, który Excel wykrywa do sortowania i filtrowania, a scalone komórki często blokują sortowanie.

Krok 4: funkcje warunkowe (JEŻELI, LICZ.JEŻELI, SUMA.JEŻELI)

Od tego momentu Excel zaczyna oszczędzać ci czas: liczysz lub sumujesz tylko wiersze spełniające warunek, zamiast szukać ich wzrokiem.

• JEŻELI zwraca jedną wartość, gdy warunek jest spełniony, a inną, gdy nie jest.
• LICZ.JEŻELI zlicza komórki spełniające jedno kryterium.
• SUMA.JEŻELI sumuje kwoty z wierszy spełniających jedno kryterium.
• LICZ.WARUNKI zlicza według kilku kryteriów naraz.

Ćwiczenie.

1. Wpisz „Od 10 zł” w G1 (tabela sama się powiększy), a w G2: =JEŻELI(E2>=10;"tak";"nie"). Skopiuj formułę do G9, jeśli Excel nie zrobił tego sam. G2 pokazuje „tak”, G3 „nie”. Razem dostajesz 5 razy „tak” i 3 razy „nie”.
2. Liczba sprzedaży w Warszawie: =LICZ.JEŻELI(C2:C9;"Warszawa") zwraca 4.
3. Sprzedaż Anny: =SUMA.JEŻELI(B2:B9;"Anna";E2:E9) zwraca 34,50 zł (12,50 + 18,00 + 4,00).
4. Sprzedaże Piotra w Krakowie: =LICZ.WARUNKI(B2:B9;"Piotr";C2:C9;"Kraków") zwraca 2.

Więcej o każdej funkcji znajdziesz w naszych poradnikach: LICZ.JEŻELI z przykładami, SUMA.JEŻELI oraz LICZ.WARUNKI z kilkoma kryteriami. Jeśli formuła zwraca 0, choć oczekujesz wyniku, sprawdź, dlaczego LICZ.WARUNKI nie działa.

Krok 5: wyszukiwanie wartości w innej tabeli (WYSZUKAJ.PIONOWO)

WYSZUKAJ.PIONOWO pobiera informację z innej listy na podstawie klucza: cenę produktu po jego nazwie, dział pracownika po jego numerze ewidencyjnym.

Ćwiczenie. Obok sprzedaży utwórz mały cennik:

=WYSZUKAJ.PIONOWO("Kalendarz";K2:L4;2;FAŁSZ) zwraca 18,00 zł. Liczba 2 oznacza drugą kolumnę zakresu K2:L4, a FAŁSZ wymusza dokładne dopasowanie. Następnie zamień "Kalendarz" na D2 i skopiuj formułę w dół: każda sprzedaż dostaje cenę swojego produktu (pamiętaj o znakach $ z kroku 2: $K$2:$L$4).

Pełne omówienie krok po kroku, z błędem #N/D! i jego przyczynami, znajdziesz w naszym poradniku WYSZUKAJ.PIONOWO w prosty sposób. W Microsoft 365 oraz w Excelu 2021 i nowszych X.WYSZUKAJ robi to samo przy mniejszej liczbie ograniczeń.

Krok 6: dbaj o wiarygodność danych

Formuła jest tak dobra, jak dane, na których liczy. Trzy narzędzia zapobiegają błędom przy wpisywaniu i porządkują plik, który od kogoś dostajesz:

• Lista rozwijana (Dane > Sprawdzanie poprawności danych) ogranicza komórkę do określonych wartości. Nasz poradnik: jak utworzyć listę rozwijaną krok po kroku.
• Usuwanie duplikatów (Dane > Usuń duplikaty). Zobacz nasz poradnik usuwanie duplikatów w Excelu. Żeby najpierw je sprawdzić, wyróżnij je formatowaniem warunkowym.
• Czyszczenie tekstu: usuwanie znaków innych niż alfanumeryczne albo usuwanie nawiasów z zaimportowanej kolumny.

Ćwiczenie.

1. Wpisz Anna, Piotr i Zofia w N2:N4. Zaznacz B2:B9, otwórz Dane > Sprawdzanie poprawności danych, w polu „Zezwalaj” wybierz „Lista”, a jako źródło podaj =$N$2:$N$4. Spróbuj wpisać „Paweł” w B3: Excel odrzuci tę wartość.
2. Skopiuj sprzedaż z wiersza 9 (A9:G9) i wklej ją do wierszy 10 i 11. Kliknij w tabelę i wybierz Dane > Usuń duplikaty z zaznaczonymi wszystkimi kolumnami: Excel usuwa 2 kopie i znów masz 8 sprzedaży. Suma w I3 ani razu się nie zmieniła, bo obejmuje tylko E2:E9.

Krok 7: podsumowanie wykresem i tabelą przestawną

Tabela przestawna podsumowuje setki wierszy kilkoma kliknięciami, bez pisania formuł. To dobry moment, żeby się jej nauczyć: umiesz już przygotować uporządkowane dane, a właśnie tego ona wymaga.

Ćwiczenie.

1. Kliknij w dane sprzedaży i wybierz Wstawianie > Tabela przestawna. Przeciągnij Sprzedawca do obszaru Wiersze, a Kwota do obszaru Wartości. Wynik powinien wyglądać tak: Anna 34,50 zł, Piotr 26,00 zł, Zofia 25,00 zł, suma końcowa 85,50 zł. Ta suma zgadza się z krokiem 2: to twoja kontrola.
2. Zaznacz wynik, wybierz Wstawianie > Polecane wykresy i wskaż wykres kolumnowy. Kiedy lepiej sprawdzi się wykres liniowy lub kołowy, wyjaśnia poradnik jak zrobić wykres w Excelu.

Kwota Anny w tabeli przestawnej zgadza się z twoją formułą SUMA.JEŻELI z kroku 4. Sprawdzanie tej samej liczby dwiema metodami to dobry nawyk. Grupowanie dat według miesięcy, wartości procentowe i odświeżanie po dodaniu wierszy znajdziesz w poradniku tabela przestawna krok po kroku.

Błędy, które spowalniają początkujących

• Wpisywanie sumy ręcznie zamiast formuły: nie aktualizuje się, gdy zmienia się wiersz.
• Liczby zapisane jako tekst, często po wklejeniu ze strony internetowej lub z innego programu: są wyrównane do lewej, a SUMA je pomija.
• Scalanie komórek w tabeli danych: sortowanie i filtrowanie przestają działać poprawnie.
• Kilka tabel stykających się na jednym arkuszu: zostaw między nimi co najmniej jedną pustą kolumnę, a najlepiej daj każdej tabeli osobny arkusz.
• Nauka zaawansowanej funkcji przed odwołaniami do komórek: bez kroku 2 każda kopiowana formuła staje się źródłem błędów.

Po tym planie: czego wymaga twoja praca

Gdy opanujesz 7 kroków, ucz się funkcji związanych z twoimi prawdziwymi zadaniami, zamiast przerabiać ogólną listę:

• wiek, staż pracy lub czas między dwiema datami (kadry, administracja): funkcja DATA.RÓŻNICA;
• oceny z wagami lub średnia cena zakupu: średnia ważona;
• rozrzut serii pomiarów: odchylenie standardowe.

Wszystkie nasze poradniki według tematu znajdziesz w działach Podstawy Excela i Formuły Excela.

Darmowe źródła i płatne kursy

Bezpłatnym oficjalnym źródłem jest strona Microsoftu Excel: pomoc i informacje po polsku: pierwsze kroki, formuły i funkcje, tabele przestawne, uporządkowane tematycznie. Przyda się obok tego planu, gdy potrzebujesz dokładnego opisu menu lub funkcji.

Płatny kurs może mieć sens, jeśli płaci za niego pracodawca albo wolisz uczyć się z trenerem. Przed zapisaniem się sprawdź, czy program obejmuje co najmniej kroki od 2 do 7 tego planu, z ćwiczeniami praktycznymi.