Formato condicional en Excel: reglas, fórmulas y filas completas

El formato condicional cambia el relleno, la fuente o el borde de una celda según su valor, y se actualiza en cuanto el valor cambia. Para aplicarlo, selecciona las celdas, haz clic en Inicio > Formato condicional y elige una regla, por ejemplo Resaltar reglas de celdas > Mayor que.

Las reglas del menú cubren los casos sencillos. En cuanto el color depende de otra celda (resaltar la fila completa de una factura vencida, por ejemplo), necesitas una regla con fórmula, explicada más abajo.

La tabla del ejemplo

Un control de facturas. Todos los resultados suponen que hoy es 2 de noviembre de 2026.

Las reglas predefinidas

Resaltar los valores por encima de un umbral

1. Selecciona C2:C8.
2. Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Mayor que.
3. Escribe 2000 en el cuadro de la izquierda, elige un formato en la lista de la derecha y pulsa Aceptar.

Se colorean C3 (3.400), C5 (2.100) y C6 (4.750). C7 (1.980) se queda igual. El mismo submenú ofrece menor que, entre, igual a, texto que contiene una palabra, fechas (ayer, esta semana, el mes pasado…) y valores duplicados.

El umbral puede salir de una celda: en lugar de escribir 2000, haz clic en una celda, por ejemplo G1. Cambia G1 y los colores se ajustan.

Los valores más altos y el promedio

El submenú Reglas superiores e inferiores colorea los N valores más altos o más bajos, o los que están por encima o por debajo del promedio. En C2:C8:

• 10 elementos superiores, cambiando el número a 3 en el cuadro de diálogo: C6, C3 y C5;
• Por encima del promedio: el promedio es 2.137,14 € (14.960 / 7), así que solo se colorean C3 y C6. C5 (2.100) se queda justo por debajo.

Localizar duplicados

Selecciona B2:B8 y luego Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores. García S.L. (B2, B6) y López e Hijos (B3, B8) se colorean: son clientes con varias facturas. La regla colorea todas las apariciones, también la primera. Si lo que quieres es borrar las filas repetidas, consulta nuestro artículo para quitar duplicados en Excel.

Barras de datos, escalas de color e iconos

Estas tres reglas no destacan unas celdas concretas: representan todos los valores del rango comparados entre sí.

• Barras de datos: una barra en cada celda, proporcional al valor. En C2:C8, la barra de C6 (4.750) ocupa toda la celda y la de C8 (620) solo una pequeña parte. Es un minigráfico sin salir de la tabla.
• Escalas de color: un degradado, por ejemplo del rojo (valor más bajo) al verde (el más alto). Útil en una tabla de cifras mensuales para ver de un vistazo los meses flojos.
• Conjuntos de iconos: flechas, semáforos o símbolos según umbrales. Por defecto Excel divide el rango en tercios por porcentaje; para umbrales concretos (menos de 1.000, más de 3.000), modifica la regla en Administrar reglas.

Regla con fórmula: resaltar una fila entera

Objetivo: colorear toda la fila de cada factura cuyo vencimiento ya ha pasado.

1. Selecciona A2:E8 empezando por A2 (la celda activa, la que queda en blanco dentro de la selección, debe ser A2).
2. Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escribe:

   =$D2<HOY()

5. Haz clic en Formato, pestaña Relleno, elige un color y pulsa Aceptar dos veces.

Se colorean las filas 2, 3, 5 y 7 (vencimientos del 15/10, 28/10, 20/10 y 01/11, todos anteriores al 02/11/2026).

Por qué funciona: Excel lee la fórmula tal como está escrita para la celda activa (A2) y la adapta a cada celda del rango, como si la hubieras copiado. El $ delante de la D fija la columna: de A2 a E2, todas las celdas comprueban D2. El número de fila no está fijado, así que en la fila 5 la fórmula pasa a ser =$D5<HOY().

Añadir una segunda condición

Las filas 2 y 7 están coloreadas aunque esas facturas ya están pagadas. Para quedarte solo con las que hay que reclamar, combina las dos pruebas con Y:

=Y($D2<HOY();$E2<>"Pagada")

Solo quedan coloreadas las filas 3 (F-102) y 5 (F-104).

Vencimiento en los próximos 7 días

Añade una segunda regla sobre el mismo rango, con otro color (naranja, por ejemplo):

=Y($D2>=HOY();$D2<=HOY()+7;$E2<>"Pagada")

Colorea la fila 4 (F-103, vence el 05/11). La F-105 (30/11) y la F-107 (10/12) quedan demasiado lejos, y la F-106 (01/11) ya ha vencido. Para mostrar en una columna contigua cuántos días o meses lleva vencida una factura, calcula la diferencia entre el vencimiento y hoy con SIFECHA.

Una fila sí y otra no

Para sombrear una fila de cada dos y facilitar la lectura de una lista larga, la fórmula es =RESIDUO(FILA();2)=0. Si tus datos tienen formato de tabla (Inicio > Dar formato como tabla), las filas con bandas ya vienen de serie, sin ninguna regla.

Gestionar, modificar y eliminar reglas

Todas las reglas están en Inicio > Formato condicional > Administrar reglas, que abre el Administrador de reglas de formato condicionales.

• Arriba, en Mostrar reglas de formato para, elige Esta hoja para ver todas las reglas, no solo las de la selección actual.
• La columna Se aplica a indica el rango de cada regla. Para extender una regla a filas nuevas, corrígelo aquí (=$A$2:$E$200 en lugar de =$A$2:$E$8).
• Las reglas se aplican de arriba abajo. Si dos reglas colorean la misma celda con colores distintos, gana la de arriba. Las flechas mueven la regla seleccionada.
• Detener si es verdad: si esta casilla está marcada y la regla se cumple, Excel no evalúa las reglas que hay debajo.

Para borrar, ve a Formato condicional > Borrar reglas y elige Borrar reglas de las celdas seleccionadas o Borrar reglas de toda la hoja. Para una sola regla, selecciónala en el administrador y haz clic en Eliminar regla.

Cuando el formato no se aplica como esperabas

Solo se colorea una columna, o los colores están desplazados

Casi siempre es el $. Sin él (=D2<HOY()), la celda B2 comprueba E2, la C2 comprueba F2, y así sucesivamente. Otra causa: una fórmula escrita para la fila 1 (=$D1) cuando la selección empieza en la fila 2. Todos los colores quedan entonces una fila desplazados. La fórmula siempre debe apuntar a la primera fila del rango.

Se colorean las filas vacías

Para Excel, una celda de fecha vacía vale 0, así que está «antes de hoy». Si el rango llega hasta la fila 200 para las facturas futuras, excluye las vacías:

=Y($D2<>"";$D2<HOY();$E2<>"Pagada")

No se colorea nada con un criterio de texto

El texto debe ir entre comillas rectas y ser idéntico al de la celda: "Pagada" no coincide con «Pagado» ni con «Pagada» seguido de un espacio. Las mayúsculas y minúsculas, en cambio, dan igual.

Fechas o números guardados como texto

Una fecha importada como texto (alineada a la izquierda) no se compara como una fecha. Compruébalo con =ESNUMERO(D2): FALSO significa que primero tienes que convertirla.

Estas reglas sirven a menudo para destacar los indicadores de un dashboard en Excel. Para representar las mismas cifras de forma visual junto a la tabla, mira cómo hacer un gráfico en Excel. Referencia de Microsoft: Usar formato condicional para resaltar información.