Formatação condicional no Excel: regras, fórmulas e linhas inteiras

A formatação condicional muda o preenchimento, o tipo de letra ou o limite de uma célula consoante o seu valor, e atualiza-se assim que o valor muda. Para a aplicar, selecione as células, clique em Base > Formatação Condicional e escolha uma regra, por exemplo Realçar Regras de Células e a regra de valores maiores do que um número.

As regras do menu resolvem os casos simples. Assim que a cor depende de outra célula (realçar a linha inteira de uma fatura vencida, por exemplo), é preciso uma regra com fórmula, explicada mais abaixo.

A tabela do exemplo

Um controlo de faturas. Todos os resultados partem do princípio de que hoje é 2 de novembro de 2026.

As regras prontas

Realçar os valores acima de um limiar

1. Selecione C2:C8.
2. Base > Formatação Condicional > Realçar Regras de Células, e escolha a primeira opção, a dos valores maiores do que um número.
3. Escreva 2000 na caixa da esquerda, escolha um formato na lista da direita e clique em OK.

Ficam realçadas C3 (3 400), C5 (2 100) e C6 (4 750). C7 (1 980) fica como está. O mesmo submenu propõe menor do que, entre, igual a, texto que contém uma palavra, datas (ontem, esta semana, o mês passado…) e valores duplicados.

O limiar pode vir de uma célula: em vez de escrever 2000, clique numa célula, por exemplo G1. Altere G1 e as cores acompanham.

Os valores mais altos e a média

O submenu Regras de Superiores/Inferiores realça os N valores mais altos ou mais baixos, ou os que estão acima ou abaixo da média. Em C2:C8:

• Primeiros 10 Itens, com o número alterado para 3 na caixa de diálogo: C6, C3 e C5;
• Acima da Média: a média é 2 137,14 € (14 960 / 7), por isso só C3 e C6 ficam realçadas. C5 (2 100) fica mesmo abaixo.

Encontrar duplicados

Selecione B2:B8 e depois Realçar Regras de Células > Valores Duplicados. Silva, Lda. (B2, B6) e Costa & Filhos (B3, B8) ficam realçados: são clientes com várias faturas. A regra realça todas as ocorrências, incluindo a primeira. Para apagar as linhas repetidas em vez de as assinalar, veja o nosso artigo sobre como remover duplicados no Excel.

Barras de dados, escalas de cores e ícones

Estas três regras não destacam certas células: representam todos os valores do intervalo em relação uns aos outros.

• Barras de Dados: uma barra em cada célula, proporcional ao valor. Em C2:C8, a barra de C6 (4 750) ocupa a célula toda e a de C8 (620) só uma pequena parte. Um minigráfico sem sair da tabela.
• Escalas de Cores: uma gradação de cores, por exemplo do vermelho (valor mais baixo) ao verde (o mais alto). Útil numa tabela de valores mensais para ver de relance os meses fracos.
• Conjuntos de Ícones: setas, semáforos ou símbolos consoante limiares. Por predefinição, o Excel divide o intervalo em terços por percentagem; para limiares concretos (menos de 1 000, mais de 3 000), edite a regra em Gerir Regras.

Regra com fórmula: realçar uma linha inteira

Objetivo: realçar a linha inteira de cada fatura cujo vencimento já passou.

1. Selecione A2:E8 começando em A2 (a célula ativa, a que fica branca dentro da seleção, tem de ser A2).
2. Base > Formatação Condicional > Nova Regra.
3. Escolha Utilizar uma fórmula para determinar as células a serem formatadas.
4. Em Formatar valores em que esta fórmula seja verdadeira, escreva:

   =$D2<HOJE()

5. Clique em Formatar, separador Preenchimento, escolha uma cor e clique duas vezes em OK.

Ficam realçadas as linhas 2, 3, 5 e 7 (vencimentos a 15/10, 28/10, 20/10 e 01/11, todos anteriores a 02/11/2026).

Porque funciona: o Excel lê a fórmula tal como está escrita para a célula ativa (A2) e adapta-a a cada célula do intervalo, como se tivesse sido copiada. O $ antes do D fixa a coluna: de A2 a E2, todas as células testam D2. O número da linha não está fixo, por isso na linha 5 a fórmula passa a =$D5<HOJE().

Acrescentar uma segunda condição

As linhas 2 e 7 estão realçadas apesar de essas faturas estarem pagas. Para ficar só com as que é preciso cobrar, combine os dois testes com E:

=E($D2<HOJE();$E2<>"Paga")

Só as linhas 3 (FT-102) e 5 (FT-104) ficam realçadas.

Vencimento nos próximos 7 dias

Acrescente uma segunda regra no mesmo intervalo, com outra cor (laranja, por exemplo):

=E($D2>=HOJE();$D2<=HOJE()+7;$E2<>"Paga")

Realça a linha 4 (FT-103, vence a 05/11). A FT-105 (30/11) e a FT-107 (10/12) estão demasiado longe, e o vencimento da FT-106 (01/11) já passou. Para mostrar numa coluna ao lado há quantos dias ou meses uma fatura está em atraso, calcule a diferença entre o vencimento e hoje com DATADIF.

Uma linha sim, outra não

Para sombrear uma linha em cada duas e facilitar a leitura de uma lista longa, a fórmula é =RESTO(LINHA();2)=0. Se os dados estiverem formatados como tabela (Base > Formatar como Tabela), as linhas alternadas já lá estão, sem nenhuma regra.

Gerir, editar e eliminar regras

Todas as regras estão em Base > Formatação Condicional > Gerir Regras, que abre o Gestor de Regras de Formatação Condicional.

• Em cima, em Mostrar regras de formatação de, escolha a folha de cálculo atual para ver todas as regras, e não só as da seleção.
• A coluna Aplica-se a indica o intervalo de cada regra. Para alargar uma regra a novas linhas, corrija-o aqui (=$A$2:$E$200 em vez de =$A$2:$E$8).
• As regras aplicam-se de cima para baixo. Se duas regras pintarem a mesma célula com cores diferentes, ganha a de cima. As setas movem a regra selecionada.
• Parar Se Verdadeiro: com esta caixa marcada e a regra verdadeira, o Excel não avalia as regras que estão por baixo.

Para apagar, use Formatação Condicional > Limpar Regras e depois Limpar Regras das Células Selecionadas ou Limpar Regras da Folha Inteira. Para uma só regra, selecione-a no gestor e clique no botão de eliminar regra.

Quando a formatação não se aplica como esperado

Só uma coluna fica realçada, ou as cores estão desfasadas

É quase sempre o $. Sem ele (=D2<HOJE()), a célula B2 testa E2, a C2 testa F2, e assim por diante. Outra causa: uma fórmula escrita para a linha 1 (=$D1) quando a seleção começa na linha 2. Todas as cores ficam então uma linha ao lado. A fórmula tem de apontar sempre para a primeira linha do intervalo.

As linhas vazias ficam realçadas

Para o Excel, uma célula de data vazia vale 0, logo está «antes de hoje». Se o intervalo for até à linha 200 para receber as faturas futuras, exclua as vazias:

=E($D2<>"";$D2<HOJE();$E2<>"Paga")

Nada fica realçado com um critério de texto

O texto tem de estar entre aspas retas e ser idêntico ao da célula: "Paga" não corresponde a «Pago» nem a «Paga» seguido de um espaço. Já as maiúsculas e minúsculas não contam.

Datas ou números guardados como texto

Uma data importada como texto (alinhada à esquerda) não é comparada como data. Verifique com =É.NÚM(D2): FALSO significa que tem de a converter primeiro.

Estas regras servem muitas vezes para destacar os indicadores de um dashboard no Excel. Para representar os mesmos números de forma visual ao lado da tabela, veja como fazer um gráfico no Excel. Referência da Microsoft: Utilizar a formatação condicional para realçar informações.