Como fazer um gráfico no Excel: criar, escolher o tipo e atualizar sozinho

Para fazer um gráfico no Excel, selecione os dados com a linha de cabeçalhos (por exemplo A1:C7) e clique em Inserir > Gráficos Recomendados. O Excel propõe vários gráficos adequados aos dados: escolha um e clique em OK. O gráfico aparece no meio da folha e pode ser deslocado e redimensionado com o rato.

Ainda mais rápido: selecione os dados e prima Alt + F1. O Excel insere de imediato um gráfico de colunas na mesma folha. F11 faz o mesmo, mas numa folha nova dedicada ao gráfico.

A tabela do exemplo

As vendas mensais de duas lojas, de janeiro a junho:

A disposição conta: uma primeira coluna com as etiquetas (os meses), uma linha de cabeçalhos com o nome de cada série (Lisboa, Porto) e números em todo o resto. Sem linhas vazias nem linhas de total pelo meio.

Criar o gráfico passo a passo

1. Selecione A1:C7, cabeçalhos incluídos. Se a tabela não tiver linhas nem colunas vazias, basta clicar numa única célula: o Excel apanha o bloco todo.
2. No separador Inserir, grupo Gráficos, clique em Gráficos Recomendados.
3. Na caixa Inserir Gráfico, clique nas propostas à esquerda para ver a pré-visualização. Se nenhuma servir, o separador Todos os Gráficos mostra a lista completa.
4. Escolha Colunas Agrupadas e clique em OK.

Resultado: para cada mês, duas colunas lado a lado, uma por loja, com uma legenda Lisboa / Porto. O Excel leu os meses como etiquetas do eixo horizontal e cada coluna como uma série.

Se quisesse o contrário (uma série por mês, as lojas no eixo), clique no gráfico e depois em Estrutura do Gráfico > Trocar Linha/Coluna. O separador Estrutura do Gráfico só aparece enquanto o gráfico está selecionado.

Que tipo de gráfico escolher?

O tipo depende da pergunta a que o gráfico tem de responder, não da estética:

Gráfico de linhas: acompanhar uma evolução

Com a mesma tabela, selecione A1:C7 e depois Inserir > Gráficos Recomendados > Todos os Gráficos > Linhas. Cada loja passa a ser uma linha. Vê-se melhor do que no gráfico de colunas que Lisboa cresce todos os meses desde fevereiro, enquanto o Porto desce em junho.

Para mudar o tipo de um gráfico já criado não é preciso recomeçar: clique com o botão direito no gráfico e escolha Alterar Tipo de Gráfico.

Gráfico circular: a parte de cada elemento

Um gráfico circular representa uma única série. Eis as vendas do semestre da loja de Lisboa por secção (o total, 83 500 €, é o mesmo das células B2:B7 da primeira tabela):

Selecione A1:B5 e depois Inserir > Gráficos Recomendados > Todos os Gráficos > Circular. Para mostrar percentagens nas fatias, clique no gráfico, depois no botão + (Elementos do Gráfico) à direita, marque Etiquetas de Dados e, na seta ao lado, escolha Mais Opções: marque Percentagem e desmarque Valor. O Excel mostra 46%, 29%, 17% e 8%.

A partir de cinco ou seis fatias, as pequenas tornam-se ilegíveis: um gráfico de colunas ou de barras ordenado do maior para o menor lê-se melhor.

Gráfico de combinação: duas unidades no mesmo gráfico

As vendas contam-se em milhares de euros, as encomendas em centenas. Num eixo comum, a série das encomendas ficaria esmagada no fundo do gráfico. A solução é um gráfico de combinação com um eixo secundário.

1. Selecione A1:C7 e depois Inserir > Gráficos Recomendados.
2. No separador Todos os Gráficos, escolha a última categoria da lista, Combinação.
3. Na lista de séries, em baixo: Vendas Lisboa como Colunas Agrupadas, Encomendas como Linhas, e marque Eixo Secundário na linha Encomendas.
4. Clique em OK.

As vendas leem-se no eixo da esquerda, as encomendas num segundo eixo à direita. Dê um título a cada eixo (ver abaixo), caso contrário quem lê não sabe que eixo corresponde a que série.

Alterar o título, os eixos e as etiquetas

Todos os elementos do gráfico se acrescentam ou retiram no mesmo sítio: clique no gráfico e depois no botão + que aparece no canto superior direito. As mesmas opções estão em Estrutura do Gráfico > Adicionar Elemento de Gráfico.

• Título do Gráfico: clique no texto «Título do Gráfico» e escreva o seu. Para que acompanhe o conteúdo de uma célula, selecione o título, escreva = na barra de fórmulas, clique na célula e prima Enter.
• Títulos dos Eixos: marque a caixa e substitua «Título do Eixo» pela unidade («Vendas em €», «Número de encomendas»).
• Etiquetas de Dados: mostram o valor em cada coluna ou ponto. Com doze colunas o gráfico fica logo carregado: use-as numa só série ou no último ponto.
• Legenda: útil a partir de duas séries. Com uma só série, retire-a e ponha a informação no título.

Alterar a escala do eixo vertical

O Excel escolhe sozinho o mínimo e o máximo do eixo. Para os fixar, clique com o botão direito nos números do eixo vertical, escolha Formatar Eixo e, em Opções de Eixo, preencha Mínimo e Máximo na secção Limites.

Num gráfico de colunas, mantenha o mínimo em 0. Um eixo que começasse em 9 000 no nosso exemplo faria as vendas de Lisboa em junho (16 100) parecerem mais do triplo das de fevereiro (11 200), quando a diferença real é de 44%. Num gráfico de linhas, começar acima de 0 é aceitável para ver melhor as variações.

Um gráfico que se atualiza sozinho

Se acrescentar a linha «Julho» por baixo de um intervalo normal, o gráfico não a inclui: a origem continua a ser A1:C7. Há duas soluções.

Transformar os dados numa tabela do Excel (recomendado)

1. Clique dentro dos dados e depois em Base > Formatar como Tabela.
2. Confirme o intervalo, deixe marcada a opção de que a tabela tem cabeçalhos e clique em OK.
3. Crie o gráfico a partir desta tabela, como acima.

Agora escreva «Julho» em A8 e valores em B8 e C8: a tabela cresce uma linha e o gráfico mostra o sétimo mês sem fazer mais nada. Também funciona com um gráfico criado antes da conversão, desde que a origem coincidisse exatamente com a tabela.

Alterar o intervalo de origem à mão

Clique no gráfico: o intervalo de origem fica contornado a cor na folha. Arraste a pega do canto para incluir a nova linha. Outra via: Estrutura do Gráfico > Selecionar Dados e corrija o intervalo de dados do gráfico. Terá de o repetir a cada acrescento.

Problemas frequentes

Os anos aparecem como uma série

Se a coluna A tiver anos (2023, 2024, 2025) e A1 disser «Ano», o Excel vê números e desenha-os como mais uma série, com colunas minúsculas. Esvazie a célula A1 antes de criar o gráfico: o Excel passa a tratar a coluna como etiquetas. Num gráfico já criado, abra Selecionar Dados, remova a série «Ano», clique em Editar nas etiquetas do eixo horizontal e selecione os anos.

Uma linha interrompida ou que cai a zero

Uma célula vazia interrompe a linha. Uma célula com 0 fá-la cair a pique. Para escolher o comportamento, abra Selecionar Dados > Células Ocultas e Vazias: pode ligar os pontos de um lado e do outro da célula vazia. As linhas ocultas também desaparecem do gráfico, a não ser que ative na mesma janela a opção de mostrar os dados das linhas e colunas ocultas.

A linha de total esmaga tudo

Uma linha «Total» incluída na seleção torna-se uma coluna muito mais alta do que as outras (83 500, mais de cinco vezes o melhor mês), que esmaga todo o gráfico. Selecione o intervalo sem ela.

Para resumir listas longas antes de as representar, use uma tabela dinâmica. Para juntar vários gráficos e indicadores numa só página, veja como criar um dashboard no Excel. Se quiser que os valores se destaquem nas próprias células em vez de num gráfico, a formatação condicional (barras de dados, escalas de cores) é mais leve. Referência da Microsoft: Criar um gráfico do início ao fim.