Aprender Excel do zero: o percurso em 7 etapas

Para aprender Excel do zero, siga esta ordem: a interface e a introdução de dados, as fórmulas simples e as referências de células, ordenar e filtrar, as funções condicionais (SE, CONTAR.SE, SOMA.SE), a pesquisa com PROCV, a limpeza dos dados e, por fim, os gráficos e as tabelas dinâmicas. Cada etapa assenta na anterior. Se saltar as referências de células, por exemplo, nenhuma fórmula que copiar a seguir vai fazer sentido.

Todo o percurso usa uma única folha de cálculo de treino. Crie-a na etapa 1 e cada etapa seguinte acrescenta-lhe um exercício. Só precisa do Excel: a aplicação de ambiente de trabalho ou o Excel para a Web, gratuito com uma conta Microsoft.

Quanto tempo reservar

O nosso conselho: entre 20 e 30 minutos por dia, uma etapa por semana. Assim, faz o percurso em cerca de sete semanas. Sessões curtas e regulares dentro do Excel, e não apenas a ler ou a ver vídeos, rendem mais do que um dia inteiro uma vez por mês. Uma etapa está dominada quando consegue repetir o exercício sem voltar a ler as instruções.

Etapa 1: conhecer a interface e introduzir dados

No fim desta etapa, deve saber:

• distinguir o livro (o ficheiro) das folhas (os separadores em baixo);
• identificar uma célula pela coluna e pela linha: B3 é a coluna B, linha 3;
• ler o friso (Base, Inserir, Dados…) e a barra de fórmulas, que mostra o conteúdo real da célula selecionada;
• copiar um valor ou uma fórmula para baixo arrastando o pequeno quadrado no canto inferior direito da célula selecionada;
• aplicar um formato de número (Moeda, Data) no separador Base.

Exercício. Numa folha em branco, introduza este registo de vendas de uma pequena papelaria. Aplique o formato Moeda à coluna E. Vai usar esta folha em todas as etapas seguintes.

Verificação rápida: uma data reconhecida pelo Excel fica alinhada à direita, como um número. Se ficar encostada à esquerda, o Excel guardou-a como texto.

Etapa 2: fórmulas simples e referências de células

Uma fórmula começa sempre por =. Pode somar células (=E2+E3) ou chamar uma função. As duas primeiras a conhecer são SOMA e MÉDIA. O botão Soma Automática, no separador Base, escreve a fórmula SOMA por si.

Segue-se o ponto em que mais principiantes ficam bloqueados: quando copia uma fórmula para baixo, as referências deslocam-se (E2 passa a E3, depois a E4). É uma referência relativa. Para fixar uma referência, acrescente o sinal $: $I$1 é uma referência absoluta. No Windows, a tecla F4 acrescenta os $ à referência onde está o cursor.

Exercício.

1. Em I3, calcule o total: =SOMA(E2:E9) devolve 85,50 €.
2. Em I4, calcule a venda média: =MÉDIA(E2:E9) devolve 10,6875, apresentado como 10,69 € com duas casas decimais.
3. Escreva 10% em I1 (a comissão) e «Comissão» em F1. Em F2, escreva =E2*$I$1 e copie até F9. F2 mostra 1,25 € e F3 0,40 €.

Repita o ponto 3 com =E2*I1, sem os $: a partir de F3 os resultados estão errados (F3 mostra 0), porque a fórmula copiada aponta para I2, I3… em vez da comissão em I1. Ver este erro uma vez ensina mais do que ler sobre ele dez vezes.

Etapa 3: organizar, ordenar e filtrar

Selecione A1:F9 e escolha Inserir > Tabela. O Excel transforma o intervalo numa tabela: aparecem botões de filtro nos cabeçalhos e as novas linhas escritas logo abaixo passam a fazer parte dela automaticamente. Dados > Ordenar e Dados > Filtrar também funcionam num intervalo normal.

Exercício.

1. Filtre a coluna Cidade por «Lisboa»: ficam 4 linhas.
2. Limpe o filtro e ordene por Valor, do maior para o menor: as duas agendas de 18,00 € passam para o topo.

Dois hábitos evitam a maioria dos problemas nesta etapa: uma só linha de cabeçalhos, sem células unidas, e nenhuma linha vazia no meio dos dados. Uma linha vazia corta o intervalo que o Excel deteta para ordenar e filtrar, e as células unidas impedem muitas vezes a ordenação.

Etapa 4: funções condicionais (SE, CONTAR.SE, SOMA.SE)

É aqui que o Excel começa a poupar-lhe tempo: contar ou somar apenas as linhas que cumprem uma condição, em vez de as procurar a olho.

• SE devolve um valor se uma condição for verdadeira e outro se não for.
• CONTAR.SE conta as células que cumprem um critério.
• SOMA.SE soma os valores das linhas que cumprem um critério.
• CONTAR.SE.S conta com vários critérios ao mesmo tempo.

Exercício.

1. Escreva «10 € ou mais» em G1 (a tabela alarga-se sozinha) e, em G2, =SE(E2>=10;"sim";"não"). Copie até G9 se o Excel ainda não o tiver feito. G2 mostra «sim» e G3 «não». No total, obtém 5 «sim» e 3 «não».
2. Número de vendas em Lisboa: =CONTAR.SE(C2:C9;"Lisboa") devolve 4.
3. Vendas da Inês: =SOMA.SE(B2:B9;"Inês";E2:E9) devolve 34,50 € (12,50 + 18,00 + 4,00).
4. Vendas do Tiago no Porto: =CONTAR.SE.S(B2:B9;"Tiago";C2:C9;"Porto") devolve 2.

Para aprofundar cada função, veja os nossos guias de CONTAR.SE com exemplos, de SOMA.SE e de CONTAR.SE.S com vários critérios. Se uma fórmula devolve 0 quando espera um resultado, consulte porque é que CONTAR.SE.S não funciona.

Etapa 5: procurar um valor noutra tabela (PROCV)

O PROCV vai buscar uma informação a outra lista a partir de uma chave: o preço de um produto a partir do nome, o departamento de um colaborador a partir do número de funcionário.

Exercício. Ao lado das vendas, crie uma pequena tabela de preços:

=PROCV("Agenda";K2:L4;2;FALSO) devolve 18,00 €. O 2 indica a segunda coluna de K2:L4 e FALSO pede uma correspondência exata. Depois, substitua "Agenda" por D2 e copie para baixo: cada venda vai buscar o preço do seu produto (lembre-se dos $ da etapa 2 no intervalo: $K$2:$L$4).

A explicação completa passo a passo, com o erro #N/D e as suas causas, está no nosso tutorial PROCV do Excel explicado de forma simples. No Microsoft 365 e no Excel 2021 ou posterior, o PROCX faz o mesmo trabalho com menos restrições.

Etapa 6: manter os dados fiáveis

Uma fórmula só vale o que valem os dados que usa. Três ferramentas evitam erros de escrita e arrumam um ficheiro que lhe enviaram:

• A lista pendente (Dados > Validação de Dados) limita uma célula a opções definidas. O nosso tutorial: como criar uma lista pendente passo a passo.
• A remoção de duplicados (Dados > Remover Duplicados). Veja o nosso guia para remover duplicados no Excel. Para os verificar antes, realce-os com formatação condicional.
• A limpeza de texto: eliminar caracteres não alfanuméricos ou remover parênteses de uma coluna importada.

Exercício.

1. Escreva Inês, Tiago e Beatriz em N2:N4. Selecione B2:B9, abra Dados > Validação de Dados, escolha «Lista» em «Permitir» e indique como origem =$N$2:$N$4. Tente escrever «Rui» em B3: o Excel recusa.
2. Copie a venda da linha 9 (A9:G9) e cole-a nas linhas 10 e 11. Clique dentro da tabela e escolha Dados > Remover Duplicados com todas as colunas assinaladas: o Excel elimina as 2 cópias e voltam a ficar 8 vendas. O total em I3 nunca mudou, porque só abrange E2:E9.

Etapa 7: resumir com um gráfico e uma tabela dinâmica

Uma tabela dinâmica resume centenas de linhas em poucos cliques, sem escrever fórmulas. É a altura certa para a aprender: já sabe preparar dados limpos, que é exatamente o que ela exige.

Exercício.

1. Clique nas vendas e escolha Inserir > Tabela Dinâmica. Coloque Vendedor em Linhas e Valor em Valores. Deve obter Inês 34,50 €, Tiago 26,00 €, Beatriz 25,00 € e um total geral de 85,50 €. É o mesmo total da etapa 2: é o seu controlo.
2. Selecione o resultado, escolha Inserir > Gráficos Recomendados e opte por um gráfico de colunas. O nosso guia para fazer um gráfico no Excel explica quando é melhor um gráfico de linhas ou circular.

O valor da Inês na tabela dinâmica coincide com o seu SOMA.SE da etapa 4. Chegar ao mesmo número por dois caminhos é um bom hábito. Para agrupar datas por mês, mostrar percentagens ou atualizar depois de acrescentar linhas, siga o nosso guia da tabela dinâmica passo a passo.

Erros que travam os principiantes

• Escrever um total à mão em vez de usar uma fórmula: não se atualiza quando uma linha muda.
• Números guardados como texto, muitas vezes depois de colar a partir de uma página web ou de outro programa: ficam alinhados à esquerda e a SOMA ignora-os.
• Unir células numa tabela de dados: ordenar e filtrar deixam de funcionar bem.
• Pôr várias tabelas encostadas na mesma folha: deixe pelo menos uma coluna vazia entre elas ou, melhor ainda, uma folha por tabela.
• Aprender uma função avançada antes das referências de células: sem a etapa 2, cada fórmula copiada é uma fonte de erros.

Depois do percurso: o que o seu trabalho pede

Quando dominar as 7 etapas, aprenda as funções ligadas às suas tarefas reais em vez de seguir uma lista genérica:

• idade, antiguidade ou tempo entre duas datas (recursos humanos, administração): a função DATADIF;
• notas com ponderações ou preço médio de compra: a média ponderada;
• dispersão de uma série de medições: o desvio padrão.

Encontra todos os nossos tutoriais por tema nas secções Excel básico e Fórmulas do Excel.

Recursos gratuitos e cursos pagos

A fonte oficial gratuita é a página Ajuda e aprendizagem para o Excel da Microsoft, em português: introdução, fórmulas e funções, tabelas dinâmicas, organizadas por tema. É um bom complemento a este percurso quando precisa da descrição exata de um menu ou de uma função.

Um curso pago pode fazer sentido se for a sua empresa a pagá-lo ou se preferir ter um formador a acompanhá-lo. Antes de se inscrever, confirme que o programa cobre pelo menos as etapas 2 a 7 deste percurso, com exercícios práticos.