Pivot-Tabelle in Excel erstellen: Schritt für Schritt erklärt
Eine Pivot-Tabelle (PivotTable) fasst eine Liste ohne eine einzige Formel zusammen: Umsatz pro Verkäufer, pro Region oder pro Monat, per Drag & Drop. So legen Sie eine an: Klicken Sie in Ihre Daten, wählen Sie Einfügen > PivotTable und bestätigen Sie mit OK. Im Bereich rechts ziehen Sie ein Textfeld (Verkäufer) in den Bereich Zeilen und ein Zahlenfeld (Betrag) in den Bereich Werte: Excel zeigt die Summe je Verkäufer.
Die Pivot-Tabelle verändert die Ausgangsdaten nie. Sie können die Felder beliebig oft umstellen, um die Zahlen aus einem anderen Blickwinkel zu sehen.
Die Beispieldaten
Alle Ergebnisse unten beruhen auf dieser Verkaufsliste des ersten Quartals 2026 im Blatt Daten:
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | Verkäufer | Region | Produkt | Menge | Betrag |
| 2 | 05.01.2026 | Anna | Nord | Monitor | 4 | 720 |
| 3 | 09.01.2026 | Lukas | Süd | Drucker | 2 | 500 |
| 4 | 14.01.2026 | Mia | Nord | Tastatur | 15 | 600 |
| 5 | 21.01.2026 | Anna | Süd | Drucker | 3 | 750 |
| 6 | 28.01.2026 | Lukas | Nord | Monitor | 5 | 900 |
| 7 | 03.02.2026 | Mia | Süd | Monitor | 2 | 360 |
| 8 | 10.02.2026 | Anna | Nord | Tastatur | 20 | 800 |
| 9 | 17.02.2026 | Lukas | Süd | Tastatur | 10 | 400 |
| 10 | 24.02.2026 | Mia | Nord | Drucker | 4 | 1.000 |
| 11 | 03.03.2026 | Anna | Süd | Monitor | 6 | 1.080 |
| 12 | 10.03.2026 | Lukas | Nord | Drucker | 1 | 250 |
| 13 | 17.03.2026 | Mia | Süd | Tastatur | 12 | 480 |
| 14 | 24.03.2026 | Anna | Nord | Drucker | 2 | 500 |
| 15 | 31.03.2026 | Lukas | Süd | Monitor | 3 | 540 |
Beträge in Euro. Gesamtumsatz: 8.880 € in 14 Zeilen.
Die Datenquelle vorbereiten
Eine Pivot-Tabelle funktioniert zuverlässig, wenn die Liste drei Regeln einhält:
- Genau eine Überschriftenzeile, mit einer Überschrift in jeder Spalte. Fehlt eine Überschrift, lässt sich die Pivot-Tabelle nicht erstellen.
- Keine komplett leeren Zeilen oder Spalten mitten in den Daten: Excel erkennt den Bereich nur bis zur ersten Leerzeile.
- Ein Datentyp pro Spalte: echte Datumswerte in Datum, Zahlen (kein Text) in Menge und Betrag, keine eingeschobenen Zwischensummen.
Wandeln Sie die Liste anschließend in eine Tabelle um: in die Daten klicken, Einfügen > Tabelle, Tabelle hat Überschriften angehakt lassen, OK. Auf der Registerkarte Tabellenentwurf ersetzen Sie im Feld Tabellenname den Vorschlag (Tabelle1) durch Verkauf. Der Vorteil: Zeilen, die Sie später unter der Tabelle ergänzen, übernimmt die Pivot-Tabelle beim nächsten Aktualisieren, ohne dass Sie den Bereich neu festlegen müssen.
Die Pivot-Tabelle erstellen
- Klicken Sie in eine beliebige Zelle der Tabelle Verkauf (alles markieren ist nicht nötig).
- Registerkarte Einfügen, Gruppe Tabellen: Klicken Sie auf PivotTable. Öffnet die Schaltfläche in Microsoft 365 ein Menü, wählen Sie Aus Tabelle/Bereich.
- Prüfen Sie die vorgeschlagene Quelle (
Verkauf, oderDaten!$A$1:$F$15, wenn Sie keine Tabelle angelegt haben). - Lassen Sie Neues Arbeitsblatt ausgewählt und klicken Sie auf OK.
Excel fügt ein Blatt mit einer leeren Pivot-Tabelle ab Zelle A3 ein und öffnet rechts den Bereich PivotTable-Felder. Oben stehen Ihre Spaltenüberschriften als Felder, unten die vier Bereiche, in die Sie sie ziehen.
| Bereich | Wirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| Zeilen | eine Zeile pro unterschiedlichem Wert des Felds | Verkäufer: Anna, Lukas, Mia |
| Spalten | eine Spalte pro unterschiedlichem Wert | Region: Nord, Süd |
| Werte | die Berechnung in jeder Zelle (Summe, Anzahl, Mittelwert…) | Betrag |
| Filter | eine Auswahlliste über der Pivot-Tabelle, um nur einen Teil zu zeigen | Produkt: Monitor |
Verschwindet der Bereich, klicken Sie in die Pivot-Tabelle, dann erscheint er wieder. Sonst: PivotTable-Analyse > Feldliste.
Erstes Ergebnis: Umsatz pro Verkäufer
Haken Sie in der Feldliste Verkäufer an (ein Textfeld landet in Zeilen), dann Betrag (ein Zahlenfeld landet in Werte). Ergebnis:
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Anna | 3850 |
| 5 | Lukas | 2590 |
| 6 | Mia | 2440 |
| 7 | Gesamtergebnis | 8880 |
Excel sortiert die Namen alphabetisch und ergänzt die Zeile Gesamtergebnis. Die Beträge erscheinen ohne Tausendertrennzeichen, weil die Formatierung der Quelle nicht übernommen wird. Wie Sie das ändern, steht unten unter Zahlenformat.
Zwei Felder kreuzen: Verkäufer nach Region
Ziehen Sie Region in den Bereich Spalten. Die Pivot-Tabelle wird zur Kreuztabelle:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 3 | Summe von Betrag | Spaltenbeschriftungen | ||
| 4 | Zeilenbeschriftungen | Nord | Süd | Gesamtergebnis |
| 5 | Anna | 2020 | 1830 | 3850 |
| 6 | Lukas | 1150 | 1440 | 2590 |
| 7 | Mia | 1600 | 840 | 2440 |
| 8 | Gesamtergebnis | 4770 | 4110 | 8880 |
Anna hat im Norden für 2.020 € und im Süden für 1.830 € verkauft. Zeilen- und Spaltensummen passen zusammen: 4.770 + 4.110 = 3.850 + 2.590 + 2.440 = 8.880. Um die Darstellung zu drehen (Regionen in Zeilen, Verkäufer in Spalten), ziehen Sie die Felder einfach in den jeweils anderen Bereich.
Dieselben Zahlen liefern auch SUMMEWENN oder SUMMEWENNS, allerdings müssten Sie sechs Formeln schreiben und kopieren. Die Pivot-Tabelle erledigt das in einem Schritt und lässt sich ohne neue Formeln umbauen.
Mit dem Bereich Filter filtern
Ziehen Sie Region aus dem Bereich Spalten heraus (außerhalb des Bereichs fallen lassen) und legen Sie Produkt in den Bereich Filter. In A1:B1 erscheint eine Auswahlliste. Öffnen Sie sie, wählen Sie Monitor und klicken Sie auf OK:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Produkt | Monitor |
| 2 | ||
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Anna | 1800 |
| 5 | Lukas | 1440 |
| 6 | Mia | 360 |
| 7 | Gesamtergebnis | 3600 |
Jetzt werden nur die Monitorverkäufe summiert. Für mehrere Produkte haken Sie in der Liste Mehrere Elemente auswählen an. Über den Pfeil neben Zeilenbeschriftungen filtern oder sortieren Sie die Verkäufer selbst.
Die Berechnung ändern: Anzahl, Mittelwert, Prozent
Anzahl oder Mittelwert statt Summe
- Rechtsklick auf einen Betrag in der Pivot-Tabelle, dann Wertfeldeinstellungen.
- Auf der Registerkarte Werte zusammenfassen nach wählen Sie Anzahl (oder Mittelwert, Max, Min…).
- Klicken Sie auf OK.
Mit Anzahl zählt die Pivot-Tabelle die Verkäufe, statt sie zu addieren:
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Anzahl von Betrag |
| 4 | Anna | 5 |
| 5 | Lukas | 5 |
| 6 | Mia | 4 |
| 7 | Gesamtergebnis | 14 |
Mit Mittelwert zeigt Anna 770 (3.850 / 5) und das Gesamtergebnis 634,29 (8.880 / 14).
Prozentanteile am Gesamtergebnis
Stellen Sie wieder auf Summe und öffnen Sie erneut die Wertfeldeinstellungen. Auf der Registerkarte Werte anzeigen als wählen Sie % des Gesamtergebnisses:
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Anna | 43,36 % |
| 5 | Lukas | 29,17 % |
| 6 | Mia | 27,48 % |
| 7 | Gesamtergebnis | 100,00 % |
Anna erzielt 43,36 % des Umsatzes (3.850 / 8.880). In einer Kreuztabelle (Verkäufer in Zeilen, Regionen in Spalten) zeigt der Prozentanteil am Zeilenergebnis, wie sich der Umsatz eines Verkäufers auf Nord und Süd verteilt; der Anteil am Spaltenergebnis zeigt, welchen Anteil jeder Verkäufer an seiner Region hat.
Zahlenformat
In den Wertfeldeinstellungen öffnet die Schaltfläche Zahlenformat die bekannten Optionen zum Zellen formatieren. Wählen Sie zum Beispiel Zahl mit 0 Dezimalstellen und Tausendertrennzeichen. Dieses Format gilt für das ganze Feld und bleibt beim Aktualisieren erhalten, anders als eine Formatierung direkt auf den Zellen der Pivot-Tabelle.
Datum nach Monaten gruppieren
Entfernen Sie Verkäufer aus der Pivot-Tabelle und ziehen Sie Datum in den Bereich Zeilen. Je nach Version gruppiert Excel die Daten sofort nach Monaten, oder es zeigt eine Zeile pro Tag (14 Zeilen). Im zweiten Fall:
- Rechtsklick auf ein Datum in der Pivot-Tabelle, dann Gruppieren.
- Markieren Sie in der Liste Nach den Eintrag Monate. Umfassen Ihre Daten mehrere Jahre, markieren Sie zusätzlich Jahre, sonst werden Januar 2025 und Januar 2026 zusammengezählt.
- Klicken Sie auf OK.
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Jan | 3470 |
| 5 | Feb | 2560 |
| 6 | Mrz | 2850 |
| 7 | Gesamtergebnis | 8880 |
Mit demselben Befehl fassen Sie auch Zahlen in Klassen zusammen (Mengen 0 bis 9, 10 bis 19 usw.). Zurück zu den einzelnen Tagen: Rechtsklick > Gruppierung aufheben.
Nach Änderungen aktualisieren
Eine Pivot-Tabelle rechnet nicht von selbst neu. Wenn Sie im Blatt Daten einen Betrag korrigieren oder einen Verkauf ergänzen, ändert sich nichts, bis Sie aktualisieren:
- Rechtsklick in die Pivot-Tabelle > Aktualisieren, oder Alt + F5;
- für alle Pivot-Tabellen der Mappe: Daten > Alle aktualisieren, oder Strg + Alt + F5.
Beispiel: Sie ergänzen in Zeile 16 einen Verkauf vom 07.04.2026, Mia, Nord, Monitor, 3, 540 €. Da die Quelle die Tabelle Verkauf ist, wächst sie automatisch mit; nach dem Aktualisieren steigt Mia von 2.440 auf 2.980 und das Gesamtergebnis von 8.880 auf 9.420. Ist die Quelle ein fester Bereich ($A$1:$F$15), wird die neue Zeile ignoriert: Passen Sie ihn über PivotTable-Analyse > Datenquelle ändern an oder wandeln Sie die Liste in eine Tabelle um.
Die Zeilen hinter einer Zahl anzeigen
Doppelklicken Sie auf einen Wert der Pivot-Tabelle, zum Beispiel Annas 1830 im Süden: Excel legt ein neues Blatt mit den Quellzeilen an, aus denen sich diese Summe zusammensetzt (hier zwei Verkäufe: 750 € Drucker und 1.080 € Monitore). So prüfen Sie am schnellsten eine auffällige Zahl. Das neue Blatt ist eine Kopie; Änderungen darin wirken sich weder auf die Quelle noch auf die Pivot-Tabelle aus.
Weiter zu Diagramm und Dashboard
Ist die Pivot-Tabelle fertig, erstellt PivotTable-Analyse > PivotChart ein Diagramm, das denselben Feldern und Filtern folgt. Diagrammtyp und Gestaltung erklärt der Artikel Diagramm in Excel erstellen. Wie Sie mehrere Pivot-Tabellen, Diagramme und Datenschnitte auf einer Seite kombinieren, zeigt unsere Anleitung Excel-Dashboard erstellen mit denselben Daten.
Typische Fehler
„Der PivotTable-Feldname ist ungültig“
Eine Spalte der Quelle hat keine Überschrift, oder die Markierung beginnt unterhalb der Überschriftenzeile. Geben Sie jeder Spalte eine Überschrift oder löschen Sie die leere Spalte und erstellen Sie die Pivot-Tabelle neu.
Die Pivot-Tabelle zeigt „Anzahl von Betrag“ statt „Summe von Betrag“
Excel wählt Anzahl, wenn die Spalte leere Zellen oder Text enthält (als Text importierte Beträge, Striche, „k. A.“). Bereinigen Sie die Quelle und ändern Sie dann die Berechnung in den Wertfeldeinstellungen. Sind die Zahlen als Text gespeichert, bleibt die Summe auch danach falsch: Wandeln Sie sie zuerst in Zahlen um.
Derselbe Verkäufer steht in zwei Zeilen
Die beiden Einträge unterscheiden sich durch etwas Unsichtbares, meist ein Leerzeichen am Ende („Anna“ und „Anna“ mit Leerzeichen). Die Pivot-Tabelle behandelt sie als zwei Werte. Bereinigen Sie die Spalte mit =GLÄTTEN(B2) oder über Suchen und Ersetzen und aktualisieren Sie.
Excel meldet, dass die Auswahl nicht gruppiert werden kann
Mindestens eine Zelle der Spalte Datum enthält kein echtes Datum: Text wie „05.01.2026“, der linksbündig steht, oder eine leere Zelle in einem festen Bereich. Korrigieren Sie diese Zellen, aktualisieren Sie und gruppieren Sie erneut.
Neue Zeilen erscheinen nicht
Entweder wurde die Pivot-Tabelle nicht aktualisiert, oder die Quelle ist ein fester Bereich, der vor den neuen Zeilen endet. Siehe den Abschnitt zum Aktualisieren.
