Tabla dinámica en Excel: cómo crearla paso a paso

Una tabla dinámica resume una lista sin escribir ninguna fórmula: las ventas por comercial, por zona o por mes, arrastrando campos con el ratón. Para crear una, haz clic dentro de los datos, ve a Insertar > Tabla dinámica y pulsa Aceptar. En el panel que se abre a la derecha, arrastra un campo de texto (Comercial) al área Filas y un campo numérico (Importe) al área Valores: Excel muestra el total de cada comercial.

La tabla dinámica nunca modifica los datos de origen. Puedes mover los campos tantas veces como quieras para ver las cifras desde otro ángulo.

Los datos del ejemplo

Todos los resultados que siguen salen de este registro de ventas del primer trimestre de 2026, en una hoja llamada Datos:

Importes en euros. Total de ventas: 8.880 € en 14 filas.

Preparar el origen

Una tabla dinámica funciona sin sorpresas si la lista cumple tres reglas:

• Una sola fila de encabezados, con un título en cada columna. Una columna sin título impide crear la tabla dinámica.
• Ninguna fila ni columna completamente vacía en medio de los datos: Excel se detiene en la primera fila vacía al detectar el rango.
• Un solo tipo de dato por columna: fechas de verdad en Fecha, números (no texto) en Cantidad e Importe, y sin filas de subtotal intercaladas.

Después, convierte la lista en tabla: haz clic en los datos, Insertar > Tabla, deja marcada la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar. En la pestaña Diseño de tabla, cambia el nombre propuesto (Tabla1) por Ventas en el cuadro Nombre de la tabla. La ventaja: las filas que añadas debajo de la tabla entrarán en la tabla dinámica en la siguiente actualización, sin redefinir el rango.

Crear la tabla dinámica

1. Haz clic en cualquier celda de la tabla Ventas (no hace falta seleccionarla entera).
2. En la pestaña Insertar, grupo Tablas, haz clic en Tabla dinámica. En Microsoft 365, si el botón abre un menú, elige Desde tabla o rango.
3. Comprueba el origen que propone Excel (Ventas, o Datos!$A$1:$F$15 si no has creado la tabla).
4. Deja seleccionada Nueva hoja de cálculo y pulsa Aceptar.

Excel añade una hoja con una tabla dinámica vacía a partir de la celda A3 y abre a la derecha el panel Campos de tabla dinámica. Arriba aparecen los encabezados de tus columnas como campos; abajo, las cuatro áreas donde se colocan.

Si el panel desaparece, haz clic dentro de la tabla dinámica y vuelve a salir. Si no, usa Analizar tabla dinámica > Lista de campos.

Primer resultado: ventas por comercial

Marca Comercial en la lista de campos (un campo de texto marcado va a Filas) y después Importe (un campo numérico va a Valores). Obtienes:

Excel ordena los nombres alfabéticamente y añade la fila Total general. Los importes salen sin separador de miles porque no se copia el formato del origen. Más abajo, en Formato de número, ves cómo cambiarlo.

Cruzar dos campos: comercial por zona

Arrastra Zona al área Columnas. La tabla dinámica pasa a ser de doble entrada:

Lucía ha vendido 2.020 € en el Norte y 1.830 € en el Sur. Los totales de filas y columnas cuadran: 4.770 + 4.110 = 2.590 + 3.850 + 2.440 = 8.880. Para darle la vuelta (zonas en filas, comerciales en columnas), arrastra los campos de un área a otra.

Las mismas cifras se pueden sacar con SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO, pero tendrías que escribir y copiar seis fórmulas. La tabla dinámica las calcula de una vez y se reorganiza sin reescribir nada.

Filtrar con el área Filtros

Saca Zona del área Columnas (arrástrala fuera del panel) y coloca Producto en el área Filtros. Aparece una lista en A1:B1. Ábrela, elige Monitor y pulsa Aceptar:

Solo se suman las ventas de monitores. Para quedarte con varios productos, marca Seleccionar varios elementos en la lista. La flecha junto a Etiquetas de fila sirve para filtrar u ordenar a los propios comerciales.

Cambiar el cálculo: cuenta, promedio, porcentaje

Cambiar la suma por una cuenta o un promedio

1. Haz clic derecho en un importe de la tabla dinámica y elige Configuración de campo de valor.
2. En la pestaña Resumir valores por, elige Cuenta (o Promedio, Máx., Mín.…).
3. Pulsa Aceptar.

Con Cuenta, la tabla dinámica cuenta las ventas en lugar de sumarlas:

Con Promedio, Lucía muestra 770 (3.850 / 5) y el Total general 634,29 (8.880 / 14).

Mostrar porcentajes del total

Vuelve a Suma y abre otra vez Configuración de campo de valor. En la pestaña Mostrar valores como, elige % del total general:

Lucía aporta el 43,36 % de la facturación (3.850 / 8.880). En una tabla de doble entrada (comerciales en filas, zonas en columnas), el porcentaje sobre el total de cada fila da el reparto Norte/Sur de cada comercial, y el porcentaje sobre el total de cada columna, el peso de cada comercial en su zona.

Formato de número

En Configuración de campo de valor, el botón Formato de número abre las opciones habituales de formato de celdas. Elige por ejemplo Número, 0 decimales, con separador de miles. Este formato se aplica a todo el campo y se mantiene al actualizar, a diferencia de un formato puesto directamente sobre las celdas de la tabla dinámica.

Agrupar las fechas por meses

Quita Comercial de la tabla dinámica y arrastra Fecha al área Filas. Según tu versión, Excel agrupa las fechas por meses directamente o muestra una fila por día (14 filas). En el segundo caso:

1. Haz clic derecho en una de las fechas de la tabla dinámica y elige Agrupar.
2. En la lista Por, selecciona Meses. Si tus datos abarcan varios años, selecciona también Años; si no, enero de 2025 y enero de 2026 se suman juntos.
3. Pulsa Aceptar.

El mismo comando agrupa números por tramos (cantidades de 0 a 9, de 10 a 19, etc.). Para volver a las fechas sueltas: clic derecho > Desagrupar.

Actualizar cuando cambian los datos

Una tabla dinámica no se recalcula sola. Si corriges un importe en la hoja Datos o añades una venta, no cambia nada hasta que actualizas:

• clic derecho en la tabla dinámica > Actualizar, o Alt + F5;
• para todas las tablas dinámicas del libro: Datos > Actualizar todo, o Ctrl + Alt + F5.

Ejemplo: añades en la fila 16 una venta del 07/04/2026, Marta, Norte, Monitor, 3, 540 €. Como el origen es la tabla Ventas, se amplía sola; tras actualizar, Marta pasa de 2.440 a 2.980 y el Total general de 8.880 a 9.420. Si el origen es un rango fijo ($A$1:$F$15), la fila nueva se ignora: corrígelo con Analizar tabla dinámica > Cambiar origen de datos o convierte la lista en tabla.

Ver las filas que hay detrás de una cifra

Haz doble clic en un valor de la tabla dinámica, por ejemplo el 1830 de Lucía en el Sur: Excel crea una hoja nueva con las filas del origen que forman ese total (aquí dos ventas: 750 € de impresoras y 1.080 € de monitores). Es la forma más rápida de comprobar una cifra rara. La hoja nueva es una copia: modificarla no cambia ni el origen ni la tabla dinámica.

Del resumen al gráfico y al cuadro de mando

Con la tabla dinámica lista, Analizar tabla dinámica > Gráfico dinámico crea un gráfico que sigue los mismos campos y filtros. Para elegir el tipo de gráfico y darle formato, consulta cómo hacer un gráfico en Excel. Para combinar varias tablas dinámicas, gráficos y segmentaciones en una sola página, sigue nuestra guía para crear un dashboard en Excel, que usa estos mismos datos.

Errores habituales

«El nombre del campo de tabla dinámica no es válido»

Una columna del origen no tiene encabezado, o la selección empieza por debajo de la fila de títulos. Pon un título a cada columna, o elimina la columna vacía, y vuelve a crear la tabla dinámica.

La tabla dinámica muestra «Cuenta de Importe» en lugar de «Suma de Importe»

Excel elige Cuenta cuando la columna tiene celdas vacías o texto (importes importados como texto, guiones, «n/d»). Corrige el origen y cambia el cálculo en Configuración de campo de valor. Si los números están guardados como texto, la suma seguirá mal incluso después: conviértelos antes en números.

El mismo comercial aparece en dos filas

Las dos entradas se diferencian en algo que no se ve, casi siempre un espacio al final («Lucía» y «Lucía» seguido de un espacio). La tabla dinámica las trata como dos valores. Limpia la columna con =ESPACIOS(B2) o con Buscar y reemplazar, y actualiza.

Excel dice que no puede agrupar la selección

Al menos una celda de la columna Fecha no es una fecha de verdad: texto como «05/01/2026» alineado a la izquierda, o una celda vacía dentro de un rango fijo. Corrige esas celdas, actualiza y vuelve a agrupar.

Las filas nuevas no aparecen

O no has actualizado la tabla dinámica, o el origen es un rango fijo que termina antes de las filas nuevas. Mira la sección sobre la actualización.