Excel lernen für Anfänger: der Lernplan in 7 Schritten

Wer Excel von Grund auf lernen will, geht am besten in dieser Reihenfolge vor: Oberfläche und Dateneingabe, einfache Formeln und Zellbezüge, Sortieren und Filtern, Bedingungsfunktionen (WENN, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN), Nachschlagen mit SVERWEIS, saubere Daten, dann Diagramme und PivotTables. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Wer zum Beispiel die Zellbezüge überspringt, versteht später keine einzige kopierte Formel mehr.

Der ganze Lernplan arbeitet mit einer einzigen Übungstabelle. Sie legen sie in Schritt 1 an, jeder weitere Schritt fügt eine Übung hinzu. Sie brauchen nur Excel: die Desktop-App oder Excel für das Web, das mit einem Microsoft-Konto kostenlos ist.

Wie viel Zeit Sie einplanen sollten

Unser Rat: 20 bis 30 Minuten am Tag, ein Schritt pro Woche. So schaffen Sie den Lernplan in etwa sieben Wochen. Kurze, regelmäßige Einheiten direkt in Excel, nicht nur Lesen oder Videos schauen, bringen mehr als ein ganzer Tag einmal im Monat. Ein Schritt sitzt, wenn Sie seine Übung ohne Anleitung wiederholen können.

Schritt 1: Oberfläche kennenlernen und Daten eingeben

Am Ende dieses Schritts sollten Sie Folgendes können:

• Arbeitsmappe (die Datei) und Arbeitsblätter (die Register unten) unterscheiden;
• eine Zelle über Spalte und Zeile benennen: B3 ist Spalte B, Zeile 3;
• das Menüband (Start, Einfügen, Daten …) und die Bearbeitungsleiste lesen, die den echten Inhalt der markierten Zelle zeigt;
• einen Wert oder eine Formel mit dem Ausfüllkästchen (dem kleinen Quadrat unten rechts an der markierten Zelle) nach unten kopieren;
• auf der Registerkarte Start ein Zahlenformat zuweisen (Währung, Datum).

Übung. Geben Sie in ein leeres Blatt diese Verkaufsliste eines kleinen Schreibwarenladens ein. Formatieren Sie Spalte E als Währung. Mit dieser Tabelle arbeiten Sie in allen folgenden Schritten.

Kurzer Test: Ein Datum, das Excel erkannt hat, steht rechtsbündig, wie eine Zahl. Klebt es links, hat Excel es als Text gespeichert.

Schritt 2: einfache Formeln und Zellbezüge

Eine Formel beginnt immer mit =. Sie kann Zellen addieren (=E2+E3) oder eine Funktion aufrufen. Die ersten beiden, die Sie kennen sollten, sind SUMME und MITTELWERT. Die Schaltfläche AutoSumme auf der Registerkarte Start schreibt die SUMME-Formel für Sie.

Danach kommt der Punkt, an dem die meisten Anfänger hängen bleiben: Wenn Sie eine Formel nach unten kopieren, verschieben sich ihre Bezüge (E2 wird zu E3, dann zu E4). Das ist ein relativer Bezug. Soll ein Bezug fest bleiben, setzen Sie $-Zeichen: $I$1 ist ein absoluter Bezug. Unter Windows setzt die Taste F4 die $-Zeichen in den Bezug, in dem der Cursor steht.

Übung.

1. Berechnen Sie in I3 die Gesamtsumme: =SUMME(E2:E9) ergibt 85,50 €.
2. Berechnen Sie in I4 den durchschnittlichen Verkauf: =MITTELWERT(E2:E9) ergibt 10,6875, mit zwei Dezimalstellen angezeigt als 10,69 €.
3. Geben Sie in I1 10% ein (Provisionssatz) und in F1 „Provision“. Schreiben Sie in F2 =E2*$I$1 und kopieren Sie die Formel bis F9. F2 zeigt 1,25 €, F3 0,40 €.

Wiederholen Sie Punkt 3 mit =E2*I1, also ohne $: Ab F3 stimmen die Ergebnisse nicht mehr (F3 zeigt 0), weil die kopierte Formel auf I2, I3 … zeigt statt auf den Satz in I1. Diesen Fehler einmal selbst zu sehen, bringt mehr, als zehnmal darüber zu lesen.

Schritt 3: ordnen, sortieren und filtern

Markieren Sie A1:F9 und wählen Sie Einfügen > Tabelle. Excel macht aus dem Bereich eine formatierte Tabelle: Auf den Überschriften erscheinen Filterschaltflächen, und neue Zeilen direkt darunter werden automatisch aufgenommen. Daten > Sortieren und Daten > Filtern funktionieren auch in einem normalen Bereich.

Übung.

1. Filtern Sie die Spalte Stadt nach „Berlin“: Es bleiben 4 Zeilen.
2. Heben Sie den Filter auf und sortieren Sie nach Betrag, vom größten zum kleinsten: Die beiden Kalender zu 18,00 € stehen oben.

Zwei Gewohnheiten vermeiden die meisten Probleme in diesem Schritt: eine einzige Überschriftenzeile ohne verbundene Zellen und keine Leerzeilen mitten in den Daten. Eine Leerzeile schneidet den Bereich ab, den Excel zum Sortieren und Filtern erkennt, und verbundene Zellen verhindern oft das Sortieren.

Schritt 4: Bedingungsfunktionen (WENN, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN)

Ab hier spart Excel Ihnen Zeit: Sie zählen oder addieren nur die Zeilen, die eine Bedingung erfüllen, statt sie mit dem Auge zu suchen.

• WENN gibt einen Wert zurück, wenn eine Bedingung wahr ist, sonst einen anderen.
• ZÄHLENWENN zählt die Zellen, die ein Kriterium erfüllen.
• SUMMEWENN addiert die Beträge der Zeilen, die ein Kriterium erfüllen.
• ZÄHLENWENNS zählt mit mehreren Kriterien gleichzeitig.

Übung.

1. Geben Sie in G1 „ab 10 €“ ein (die Tabelle erweitert sich von selbst) und in G2: =WENN(E2>=10;"ja";"nein"). Kopieren Sie die Formel bis G9, falls Excel das nicht schon getan hat. G2 zeigt „ja“, G3 „nein“. Insgesamt erhalten Sie 5-mal „ja“ und 3-mal „nein“.
2. Anzahl der Verkäufe in Berlin: =ZÄHLENWENN(C2:C9;"Berlin") ergibt 4.
3. Umsatz von Lena: =SUMMEWENN(B2:B9;"Lena";E2:E9) ergibt 34,50 € (12,50 + 18,00 + 4,00).
4. Verkäufe von Jonas in Köln: =ZÄHLENWENNS(B2:B9;"Jonas";C2:C9;"Köln") ergibt 2.

Mehr zu jeder Funktion finden Sie in unseren Anleitungen zu ZÄHLENWENN mit Beispielen, zu SUMMEWENN und zu ZÄHLENWENNS mit mehreren Kriterien. Liefert eine Formel 0, obwohl Sie ein Ergebnis erwarten, lesen Sie, warum ZÄHLENWENNS nicht funktioniert.

Schritt 5: einen Wert in einer anderen Tabelle nachschlagen (SVERWEIS)

SVERWEIS holt anhand eines Suchbegriffs eine Information aus einer anderen Liste: den Preis eines Produkts über seinen Namen, die Abteilung eines Mitarbeiters über seine Personalnummer.

Übung. Legen Sie neben den Verkäufen eine kleine Preisliste an:

=SVERWEIS("Kalender";K2:L4;2;FALSCH) ergibt 18,00 €. Die 2 steht für die zweite Spalte von K2:L4, FALSCH verlangt eine genaue Übereinstimmung. Ersetzen Sie dann "Kalender" durch D2 und kopieren Sie nach unten: Jeder Verkauf erhält den Preis seines Produkts (denken Sie an die $-Zeichen aus Schritt 2: $K$2:$L$4).

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Erklärung, auch zum Fehler #NV und seinen Ursachen, steht in unserer Anleitung SVERWEIS einfach erklärt. In Microsoft 365 und ab Excel 2021 erledigt XVERWEIS dieselbe Aufgabe mit weniger Einschränkungen.

Schritt 6: Daten zuverlässig halten

Formeln sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie rechnen. Drei Werkzeuge verhindern Tippfehler und räumen eine Datei auf, die Sie bekommen haben:

• Die Dropdown-Liste (Daten > Datenüberprüfung) beschränkt eine Zelle auf feste Einträge. Unsere Anleitung: Dropdown-Liste Schritt für Schritt erstellen.
• Duplikate entfernen (Daten > Duplikate entfernen). Siehe unsere Anleitung Excel-Duplikate entfernen. Um sie vorher zu prüfen, markieren Sie sie per bedingter Formatierung.
• Text bereinigen: nicht-alphanumerische Zeichen entfernen oder Klammern entfernen in einer importierten Spalte.

Übung.

1. Geben Sie Lena, Jonas und Mia in N2:N4 ein. Markieren Sie B2:B9, öffnen Sie Daten > Datenüberprüfung, wählen Sie unter „Zulassen“ den Eintrag „Liste“ und als Quelle =$N$2:$N$4. Tippen Sie „Paul“ in B3: Excel lehnt die Eingabe ab.
2. Kopieren Sie den Verkauf aus Zeile 9 (A9:G9) und fügen Sie ihn in die Zeilen 10 und 11 ein. Klicken Sie in die Tabelle und wählen Sie Daten > Duplikate entfernen, alle Spalten angehakt: Excel löscht die 2 Kopien, es bleiben 8 Verkäufe. Die Summe in I3 hat sich nie geändert, weil sie nur E2:E9 umfasst.

Schritt 7: mit Diagramm und PivotTable zusammenfassen

Eine PivotTable fasst Hunderte von Zeilen mit wenigen Klicks zusammen, ganz ohne Formeln. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt dafür: Sie wissen inzwischen, wie man saubere Daten vorbereitet, und genau die braucht eine PivotTable.

Übung.

1. Klicken Sie in die Verkäufe und wählen Sie Einfügen > PivotTable. Ziehen Sie Verkäufer in den Bereich Zeilen und Betrag in den Bereich Werte. Sie sollten Lena 34,50 €, Jonas 26,00 €, Mia 25,00 € und als Gesamtergebnis 85,50 € erhalten. Diese Summe entspricht Schritt 2: Das ist Ihre Kontrolle.
2. Markieren Sie das Ergebnis, dann Einfügen > Empfohlene Diagramme, und wählen Sie ein Säulendiagramm. Wann ein Linien- oder Kreisdiagramm besser passt, erklärt unsere Anleitung Diagramm in Excel erstellen.

Der Wert für Lena in der PivotTable stimmt mit Ihrem SUMMEWENN aus Schritt 4 überein. Dieselbe Zahl auf zwei Wegen zu erhalten, ist eine Gewohnheit, die sich lohnt. Wie Sie Datumswerte nach Monaten gruppieren, Prozentanteile anzeigen und nach neuen Zeilen aktualisieren, zeigt unsere PivotTable-Anleitung Schritt für Schritt.

Fehler, die Anfänger ausbremsen

• Eine Summe von Hand eintippen statt eine Formel zu verwenden: Sie aktualisiert sich nicht, wenn sich eine Zeile ändert.
• Als Text gespeicherte Zahlen, oft nach dem Einfügen aus einer Webseite oder einem anderen Programm: Sie stehen linksbündig, und SUMME ignoriert sie.
• Zellen verbinden in einer Datentabelle: Sortieren und Filtern funktionieren dann nicht mehr richtig.
• Mehrere Tabellen direkt nebeneinander auf einem Blatt: Lassen Sie mindestens eine leere Spalte dazwischen, besser noch ein Blatt pro Tabelle.
• Eine fortgeschrittene Funktion vor den Zellbezügen lernen: Ohne Schritt 2 wird jede kopierte Formel zur Fehlerquelle.

Nach dem Lernplan: was Ihr Beruf verlangt

Sobald die 7 Schritte sitzen, lernen Sie die Funktionen, die zu Ihren tatsächlichen Aufgaben passen, statt eine allgemeine Liste abzuarbeiten:

• Alter, Betriebszugehörigkeit oder Zeitraum zwischen zwei Daten (Personal, Verwaltung): die Funktion DATEDIF;
• Noten mit Gewichtung oder durchschnittlicher Einkaufspreis: der gewichtete Durchschnitt;
• Streuung einer Messreihe: die Standardabweichung.

Alle unsere Anleitungen nach Thema finden Sie in den Rubriken Excel-Grundlagen und Excel-Formeln.

Kostenlose Quellen und kostenpflichtige Kurse

Die kostenlose offizielle Quelle ist die Microsoft-Seite Excel-Hilfe und -Learning auf Deutsch: Einstieg, Formeln und Funktionen, PivotTables, nach Themen geordnet. Sie ergänzt diesen Lernplan, wenn Sie die genaue Beschreibung eines Menüs oder einer Funktion brauchen.

Ein kostenpflichtiger Kurs kann sinnvoll sein, wenn Ihr Arbeitgeber ihn bezahlt oder Sie lieber mit einem Trainer lernen. Prüfen Sie vor der Anmeldung, ob der Lehrplan mindestens die Schritte 2 bis 7 mit praktischen Übungen abdeckt.