Excel-Dashboard erstellen: Kennzahlen, Diagramme und Datenschnitte
Ein Excel-Dashboard bündelt auf einem einzigen Blatt die Zahlen, die Sie regelmäßig ansehen: oben einige Kennzahlen, darunter zwei oder drei Diagramme, dazu Filterschaltflächen (Datenschnitte), mit denen Sie per Klick Region oder Produkt wechseln. Es besteht aus drei Ebenen: einem Datenblatt im Tabellenformat, Rechenblättern (Formeln und Pivot-Tabellen) und dem Anzeigeblatt, das nur das Ergebnis enthält.
Das Beispiel unten wertet die Verkäufe eines Quartals aus. Für den ersten Nachbau sollten Sie etwa eine Stunde einplanen.
1. Festlegen, was das Dashboard zeigen soll
Notieren Sie vor dem Start die Fragen, die die Seite beantworten soll. Hier:
- Wie viel wurde im Quartal verkauft, in wie vielen Verkäufen, mit welchem durchschnittlichen Auftragswert?
- Steigt der Umsatz von Monat zu Monat?
- Welcher Verkäufer trägt am meisten bei, und in welcher Region?
Jede Frage ergibt ein Element: Kennzahlen für die erste, ein Säulendiagramm nach Monat für die zweite, ein Balkendiagramm nach Verkäufer für die dritte. Was keine dieser Fragen beantwortet, gehört nicht auf das Dashboard.
2. Die Daten als Tabelle formatieren
Die Verkäufe stehen im Blatt Daten, eine Zeile pro Verkauf (Beträge in Euro), ohne Leerzeilen und ohne Zwischensummen:
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | Verkäufer | Region | Produkt | Menge | Betrag |
| 2 | 05.01.2026 | Anna | Nord | Monitor | 4 | 720 |
| 3 | 09.01.2026 | Lukas | Süd | Drucker | 2 | 500 |
| 4 | 14.01.2026 | Mia | Nord | Tastatur | 15 | 600 |
| 5 | 21.01.2026 | Anna | Süd | Drucker | 3 | 750 |
| 6 | 28.01.2026 | Lukas | Nord | Monitor | 5 | 900 |
| 7 | 03.02.2026 | Mia | Süd | Monitor | 2 | 360 |
| 8 | 10.02.2026 | Anna | Nord | Tastatur | 20 | 800 |
| 9 | 17.02.2026 | Lukas | Süd | Tastatur | 10 | 400 |
| 10 | 24.02.2026 | Mia | Nord | Drucker | 4 | 1.000 |
| 11 | 03.03.2026 | Anna | Süd | Monitor | 6 | 1.080 |
| 12 | 10.03.2026 | Lukas | Nord | Drucker | 1 | 250 |
| 13 | 17.03.2026 | Mia | Süd | Tastatur | 12 | 480 |
| 14 | 24.03.2026 | Anna | Nord | Drucker | 2 | 500 |
| 15 | 31.03.2026 | Lukas | Süd | Monitor | 3 | 540 |
Klicken Sie in die Liste, wählen Sie Einfügen > Tabelle, lassen Sie Tabelle hat Überschriften angehakt und klicken Sie auf OK. Auf der Registerkarte Tabellenentwurf ersetzen Sie im Feld Tabellenname den Namen Tabelle1 durch Verkauf.
Von diesem Schritt hängt alles Weitere ab: Formeln mit Verkauf[Betrag] und Pivot-Tabellen auf Basis von Verkauf berücksichtigen automatisch jede Zeile, die unter der Tabelle hinzukommt. Das Dashboard aktualisiert sich, ohne dass Sie einen Bereich anpassen.
3. Die Kennzahlen berechnen
Legen Sie ein Blatt Dashboard an und reservieren Sie oben einen Block für die Kennzahlen. Die Formeln verwenden strukturierte Verweise auf die Tabelle Verkauf: Der Spaltenname in eckigen Klammern ersetzt den Bereich F2:F15 und wächst mit ihm.
| A | B | Formel in B | |
|---|---|---|---|
| 3 | Umsatz im Quartal | 8.880 € | =SUMME(Verkauf[Betrag]) |
| 4 | Anzahl Verkäufe | 14 | =ZEILEN(Verkauf) |
| 5 | Durchschnittlicher Auftragswert | 634,29 € | =B3/B4 |
| 6 | Verkaufte Menge | 89 | =SUMME(Verkauf[Menge]) |
| 7 | Umsatz Region Nord | 4.770 € | =SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag];Verkauf[Region];"Nord") |
| 8 | Umsatz März | 2.850 € | =SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag];Verkauf[Datum];">="&DATUM(2026;3;1);Verkauf[Datum];"<"&DATUM(2026;4;1)) |
| 9 | Umsatz Februar | 2.560 € | =SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag];Verkauf[Datum];">="&DATUM(2026;2;1);Verkauf[Datum];"<"&DATUM(2026;3;1)) |
| 10 | Veränderung März zu Februar | 11,33 % | =B8/B9-1 |
Für einen Monat erhält SUMMEWENNS zwei Bedingungen auf derselben Datumsspalte: größer oder gleich dem Monatsersten und kleiner als der Erste des Folgemonats. Die Veränderung ergibt sich aus (2.850 − 2.560) / 2.560 = 11,33 %. Formatieren Sie B10 als Prozent und B3, B5, B7, B8 und B9 als Währung.
Eine Kennzahl, die einer Auswahl folgt
Schreiben Sie „Verkäufer“ in A12 und legen Sie in B12 eine Dropdown-Liste mit Anna, Lukas und Mia an. Dann:
| A | B | Formel in B | |
|---|---|---|---|
| 12 | Verkäufer | Anna | (Dropdown-Liste) |
| 13 | Umsatz Verkäufer | 3.850 € | =SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag];Verkauf[Verkäufer];B12) |
| 14 | Anzahl Verkäufe | 5 | =ZÄHLENWENNS(Verkauf[Verkäufer];B12) |
| 15 | Anteil am Gesamtumsatz | 43,36 % | =B13/B3 |
Wählen Sie Lukas in der Liste: B13 wechselt auf 2.590 €, B14 bleibt bei 5 und B15 zeigt 29,17 %. Für eine zweite Bedingung (der Verkäufer nur im Norden) ergänzen Sie ein weiteres Paar aus Bereich und Kriterium: =SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag];Verkauf[Verkäufer];B12;Verkauf[Region];"Nord") liefert für Anna 2.020. Soll daneben eine feste Angabe zum gewählten Verkäufer stehen, etwa sein Quartalsziel aus einer kleinen Tabelle, holen Sie sie mit SVERWEIS.
4. Die Pivot-Tabellen anlegen
Die Diagramme des Dashboards beruhen auf Pivot-Tabellen in eigenen Rechenblättern. Jeder Handgriff ist in unserer Anleitung Pivot-Tabelle in Excel erstellen erklärt; hier die beiden, die Sie brauchen.
Pivot-Tabelle 1, Umsatz pro Monat. In die Tabelle Verkauf klicken, Einfügen > PivotTable, Neues Arbeitsblatt, OK. Datum in Zeilen, Betrag in Werte. Bleiben die Daten tageweise, Rechtsklick auf ein Datum > Gruppieren > Monate. Benennen Sie das Blatt in „Calc Monat“ um.
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Jan | 3470 |
| 5 | Feb | 2560 |
| 6 | Mrz | 2850 |
| 7 | Gesamtergebnis | 8880 |
Pivot-Tabelle 2, Umsatz pro Verkäufer. Gleiches Vorgehen auf einem neuen Blatt „Calc Verkäufer“, mit Verkäufer in Zeilen und Betrag in Werte.
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Anna | 3850 |
| 5 | Lukas | 2590 |
| 6 | Mia | 2440 |
| 7 | Gesamtergebnis | 8880 |
Beide Pivot-Tabellen nutzen dieselbe Quelle (die Tabelle Verkauf). Nur deshalb kann später ein einziger Datenschnitt beide filtern.
5. Die Diagramme einfügen
- Klicken Sie in die Pivot-Tabelle im Blatt Calc Monat und wählen Sie PivotTable-Analyse > PivotChart.
- Wählen Sie Säule, erstes Muster (gruppierte Säulen), und klicken Sie auf OK.
- Markieren Sie das Diagramm, schneiden Sie es aus (Strg + X) und fügen Sie es im Blatt Dashboard unter den Kennzahlen ein (Strg + V).
- Wiederholen Sie das mit der Pivot-Tabelle aus Calc Verkäufer und wählen Sie Balken: Namen lassen sich waagerecht besser lesen.
Löschen Sie in jedem Diagramm die Legende (bei nur einer Datenreihe bringt sie nichts), geben Sie einen Titel, der sagt, was zu sehen ist („Umsatz pro Monat in €“), und blenden Sie die grauen Feldschaltflächen aus (Rechtsklick auf eine davon, dann den Befehl, der alle Feldschaltflächen im Diagramm ausblendet). Diagrammtypen, Achsen und Datenbeschriftungen erklärt Diagramm in Excel erstellen.
6. Datenschnitte zum Filtern einfügen
- Klicken Sie in eine der beiden Pivot-Tabellen und wählen Sie PivotTable-Analyse > Datenschnitt einfügen.
- Haken Sie Region und Produkt an, dann OK. Zwei Schaltflächenfelder erscheinen.
- Schneiden Sie sie aus und fügen Sie sie im Blatt Dashboard links neben den Diagrammen ein.
- Rechtsklick auf den Datenschnitt Region > Berichtsverbindungen. Haken Sie beide Pivot-Tabellen an und klicken Sie auf OK. Ebenso beim Datenschnitt Produkt.
Klicken Sie nun im Datenschnitt Region auf Nord. Beide Pivot-Tabellen und damit beide Diagramme zeigen nur noch den Norden:
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Jan | 2220 |
| 5 | Feb | 1800 |
| 6 | Mrz | 750 |
| 7 | Gesamtergebnis | 4770 |
| A | B | |
|---|---|---|
| 3 | Zeilenbeschriftungen | Summe von Betrag |
| 4 | Anna | 2020 |
| 5 | Lukas | 1150 |
| 6 | Mia | 1600 |
| 7 | Gesamtergebnis | 4770 |
Mit gedrückter Strg-Taste wählen Sie mehrere Elemente. Die kleine Schaltfläche oben rechts im Datenschnitt löscht den Filter. Zum Filtern nach Zeitraum fügt PivotTable-Analyse > Zeitachse einfügen eine Zeitachse für das Feld Datum ein, die Sie auf dieselbe Weise mit den Pivot-Tabellen verbinden.
7. Das Layout gestalten
- Gitternetzlinien: Entfernen Sie im Blatt Dashboard den Haken bei Ansicht > Gitternetzlinien. Die Seite wirkt dann wie ein Bericht.
- Anordnung: Kennzahlen oben in einer Reihe, Datenschnitte links, Diagramme rechts. Halten Sie beim Verschieben Alt gedrückt, dann rasten die Objekte an den Zellrändern ein.
- Farben: eine Farbe für die Daten, eine zweite für das, was auffallen soll. Wie Sie die Veränderung automatisch grün oder rot färben oder Datenbalken in eine Tabelle setzen, zeigt die bedingte Formatierung.
- Rechenblätter: Blenden Sie Calc Monat und Calc Verkäufer aus (Rechtsklick auf den Blattreiter > Ausblenden). Diagramme und Datenschnitte funktionieren weiter.
- Drucken: Unter Datei > Drucken wählen Sie Querformat und Blatt auf einer Seite darstellen.
8. Monatlich aktualisieren
Erfassen oder kopieren Sie neue Verkäufe direkt unter die letzte Zeile der Tabelle Verkauf: Sie erweitert sich automatisch. Die Kennzahlen (Formeln) rechnen sofort neu. Pivot-Tabellen und ihre Diagramme warten auf eine Aktualisierung: Daten > Alle aktualisieren oder Strg + Alt + F5. Damit das nicht vergessen wird, haken Sie in den Optionen jeder Pivot-Tabelle (Rechtsklick > PivotTable-Optionen, Registerkarte Daten) Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren an.
Die Monatskennzahlen (B8 und B9) enthalten fest eingetippte Daten. Damit Sie den Monat wechseln können, ohne die Formel umzuschreiben, tragen Sie den Monatsersten in eine Zelle ein (etwa 01.03.2026 in F3) und ersetzen DATUM(2026;3;1) durch F3 sowie DATUM(2026;4;1) durch EDATUM(F3;1).
Häufige Probleme
Der Datenschnitt filtert nur ein Diagramm
Die zweite Pivot-Tabelle ist in den Berichtsverbindungen nicht angehakt. Fehlt sie in der Liste, wurde sie auf einer anderen Quelle erstellt (ein Bereich A1:F15 statt der Tabelle Verkauf, oder eine andere Mappe): Erstellen Sie sie neu aus Verkauf.
Das Layout verschiebt sich bei jeder Aktualisierung
Standardmäßig passt eine Pivot-Tabelle beim Aktualisieren ihre Spaltenbreiten an und kann so benachbarte Objekte verschieben. In den PivotTable-Optionen, Registerkarte Layout & Format, entfernen Sie den Haken bei Spaltenbreiten bei Aktualisierung automatisch anpassen.
Eine Kennzahl zeigt 0
Das Kriterium trifft keine Zelle: Tippfehler („nord“ funktioniert, „Nord“ mit Leerzeichen dahinter nicht), Datumswerte als Text oder Beträge als Text gespeichert. Ursachen und Lösungen sind dieselben wie bei ZÄHLENWENNS und stehen in ZÄHLENWENNS funktioniert nicht.
