Cómo crear un dashboard en Excel: indicadores, gráficos y segmentaciones

Un dashboard (o cuadro de mando) en Excel reúne en una sola hoja las cifras que consultas a menudo: unos indicadores clave arriba, dos o tres gráficos y botones de filtro (las segmentaciones de datos) para cambiar de zona o de producto con un clic. Se construye en tres capas: una hoja de datos con formato de tabla, hojas de cálculo intermedias (fórmulas y tablas dinámicas) y la hoja de presentación, que solo contiene el resultado.

El ejemplo sigue las ventas de un trimestre. Calcula una hora para montarlo la primera vez.

1. Decidir qué debe mostrar

Antes de abrir Excel, apunta las preguntas que la página tiene que responder. Aquí:

• ¿Cuánto se ha vendido en el trimestre, en cuántas ventas y con qué ticket medio?
• ¿La facturación sube de un mes a otro?
• ¿Qué comercial pesa más, y en qué zona?

Cada pregunta da un elemento de la página: indicadores numéricos para la primera, un gráfico de columnas por mes para la segunda y un gráfico de barras por comercial para la tercera. Lo que no responde a ninguna pregunta no va en el dashboard.

2. Poner los datos en formato de tabla

Las ventas están en una hoja Datos, una fila por venta (importes en euros), sin filas vacías ni subtotales:

Haz clic en la lista, Insertar > Tabla, deja marcada La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar. En la pestaña Diseño de tabla, cuadro Nombre de la tabla, cambia Tabla1 por Ventas.

De este paso depende todo lo demás: las fórmulas que usan Ventas[Importe] y las tablas dinámicas creadas sobre Ventas incluyen solas las filas que se añaden debajo de la tabla. El dashboard se actualiza sin tocar ningún rango.

3. Calcular los indicadores clave

Añade una hoja Dashboard y reserva arriba un bloque para los indicadores. Las fórmulas usan referencias estructuradas a la tabla Ventas: el nombre de la columna entre corchetes sustituye al rango F2:F15 y crece con él.

Para un mes, SUMAR.SI.CONJUNTO recibe dos condiciones sobre la misma columna de fechas: mayor o igual que el día 1 del mes y estrictamente menor que el día 1 del mes siguiente. La variación sale de (2.850 − 2.560) / 2.560 = 11,33 %. Aplica formato de porcentaje a B10 y de moneda a B3, B5, B7, B8 y B9.

Un indicador que sigue la elección del usuario

Escribe «Comercial» en A12 y crea en B12 una lista desplegable con Javier, Lucía y Marta. Después:

Elige Javier en la lista: B13 pasa a 2.590 €, B14 sigue en 5 y B15 muestra 29,17 %. Para añadir una segunda condición (ese comercial solo en el Norte), añade otro par rango/criterio: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe];Ventas[Comercial];B12;Ventas[Zona];"Norte") devuelve 2.020 para Lucía. Para mostrar al lado un dato fijo del comercial elegido, como su objetivo trimestral guardado en una tabla pequeña, tráelo con BUSCARV.

4. Preparar las tablas dinámicas

Los gráficos del dashboard se apoyan en tablas dinámicas colocadas en hojas de cálculo aparte. Cada paso está explicado en detalle en nuestro artículo sobre la tabla dinámica en Excel; estas son las dos que necesitas.

Tabla dinámica 1, ventas por mes. Haz clic en la tabla Ventas, Insertar > Tabla dinámica, Nueva hoja de cálculo, Aceptar. Pon Fecha en Filas e Importe en Valores. Si las fechas siguen día a día, clic derecho en una fecha > Agrupar > Meses. Cambia el nombre de la hoja a «Calc mes».

Tabla dinámica 2, ventas por comercial. Mismo procedimiento en una hoja nueva «Calc comercial», con Comercial en Filas e Importe en Valores.

Las dos tablas dinámicas usan el mismo origen (la tabla Ventas). Eso es lo que permitirá que una misma segmentación filtre las dos.

5. Añadir los gráficos

1. Haz clic en la tabla dinámica de la hoja Calc mes y ve a Analizar tabla dinámica > Gráfico dinámico.
2. Elige Columna, primer modelo (columna agrupada), y pulsa Aceptar.
3. Selecciona el gráfico, córtalo (Ctrl + X) y pégalo (Ctrl + V) en la hoja Dashboard, debajo de los indicadores.
4. Repite con la tabla dinámica de Calc comercial eligiendo Barra: los nombres se leen mejor en horizontal.

En cada gráfico, borra la leyenda (con una sola serie no aporta nada), pon un título que diga qué se ve («Facturación por mes, en €») y oculta los botones de campo grises (clic derecho en uno de ellos y después el comando que oculta todos los botones de campo del gráfico). El tipo de gráfico, los ejes y las etiquetas de datos se explican en cómo hacer un gráfico en Excel.

6. Añadir segmentaciones para filtrar

1. Haz clic en cualquiera de las dos tablas dinámicas y ve a Analizar tabla dinámica > Insertar segmentación de datos.
2. Marca Zona y Producto y pulsa Aceptar. Aparecen dos paneles de botones.
3. Córtalos y pégalos en la hoja Dashboard, a la izquierda de los gráficos.
4. Clic derecho en la segmentación Zona > Conexiones de informe. Marca las dos tablas dinámicas y pulsa Aceptar. Haz lo mismo con la segmentación Producto.

Ahora haz clic en Norte en la segmentación Zona. Las dos tablas dinámicas, y por tanto los dos gráficos, muestran solo el Norte:

Mantén pulsada Ctrl al hacer clic para elegir varios elementos. El botoncito de arriba a la derecha de la segmentación borra el filtro. Para filtrar por periodo, Analizar tabla dinámica > Insertar escala de tiempo añade una escala de tiempo sobre el campo Fecha, que se conecta a las tablas dinámicas de la misma forma.

7. Maquetar la página

• Líneas de cuadrícula: desmarca Vista > Líneas de cuadrícula en la hoja Dashboard. La página se lee como un informe.
• Distribución: indicadores en una fila arriba, segmentaciones a la izquierda, gráficos a la derecha. Si mantienes pulsada Alt mientras mueves un objeto, se ajusta a los bordes de las celdas.
• Colores: uno para los datos y otro para lo que debe llamar la atención. Para colorear la variación en verde o rojo automáticamente, o añadir barras de datos a una tabla, consulta el formato condicional.
• Hojas de cálculo intermedias: oculta Calc mes y Calc comercial (clic derecho en la pestaña > Ocultar). Los gráficos y las segmentaciones siguen funcionando.
• Impresión: en Archivo > Imprimir, elige orientación horizontal y la opción Ajustar hoja en una página.

8. Actualizarlo cada mes

Escribe o pega las ventas nuevas justo debajo de la última fila de la tabla Ventas: se amplía sola. Los indicadores (fórmulas) se recalculan al momento. Las tablas dinámicas y sus gráficos esperan a que actualices: Datos > Actualizar todo o Ctrl + Alt + F5. Para no olvidarlo, en las opciones de cada tabla dinámica (clic derecho > Opciones de tabla dinámica, pestaña Datos) activa la casilla que actualiza los datos al abrir el archivo.

Los indicadores mensuales (B8 y B9) llevan las fechas escritas en la fórmula. Para cambiar de mes sin reescribirla, escribe el día 1 del mes que sigues en una celda (por ejemplo 01/03/2026 en F3) y sustituye FECHA(2026;3;1) por F3 y FECHA(2026;4;1) por FECHA.MES(F3;1).

Problemas frecuentes

La segmentación solo filtra un gráfico

La segunda tabla dinámica no está marcada en Conexiones de informe. Si no aparece en la lista, se creó sobre otro origen (un rango A1:F15 en lugar de la tabla Ventas, u otro libro): vuelve a crearla a partir de Ventas.

El diseño se descoloca en cada actualización

Por defecto, una tabla dinámica ajusta el ancho de sus columnas al actualizarse, lo que puede desplazar los objetos que tiene al lado. En Opciones de tabla dinámica, pestaña de diseño y formato, desmarca la casilla que autoajusta el ancho de las columnas al actualizar.

Un indicador muestra 0

El criterio no coincide con ninguna celda: una errata («norte» vale, «Norte» seguido de un espacio no), fechas escritas como texto o importes guardados como texto. Las causas y soluciones son las mismas que para CONTAR.SI.CONJUNTO y las explicamos en CONTAR.SI.CONJUNTO no funciona.