Aprender Excel desde cero: el itinerario en 7 pasos

Para aprender Excel desde cero, sigue este orden: la interfaz y la introducción de datos, las fórmulas sencillas y las referencias de celda, ordenar y filtrar, las funciones condicionales (SI, CONTAR.SI, SUMAR.SI), la búsqueda con BUSCARV, la limpieza de datos y, por último, los gráficos y las tablas dinámicas. Cada paso se apoya en el anterior. Si te saltas las referencias de celda, por ejemplo, ninguna fórmula que copies después tendrá sentido.

Todo el itinerario usa una sola hoja de práctica. La creas en el paso 1 y cada paso siguiente le añade un ejercicio. Solo necesitas Excel: la aplicación de escritorio o Excel para la Web, que es gratuito con una cuenta Microsoft.

Cuánto tiempo dedicarle

Nuestro consejo: entre 20 y 30 minutos al día, un paso por semana. Así completas el itinerario en unas siete semanas. Las sesiones cortas y regulares dentro de Excel, no solo leyendo o viendo vídeos, funcionan mejor que un día entero una vez al mes. Un paso está superado cuando puedes repetir su ejercicio sin mirar las instrucciones.

Paso 1: conocer la interfaz e introducir datos

Al terminar este paso deberías saber:

• distinguir el libro (el archivo) de sus hojas (las pestañas de abajo);
• identificar una celda por su columna y su fila: B3 es la columna B, fila 3;
• leer la cinta de opciones (Inicio, Insertar, Datos…) y la barra de fórmulas, que muestra el contenido real de la celda seleccionada;
• copiar un valor o una fórmula hacia abajo con el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada);
• aplicar un formato de número (Moneda, Fecha) desde la pestaña Inicio.

Ejercicio. En una hoja en blanco, escribe este registro de ventas de una pequeña papelería. Aplica el formato Moneda a la columna E. Usarás esta hoja en todos los pasos siguientes.

Comprobación rápida: una fecha que Excel ha reconocido se alinea a la derecha, como un número. Si se queda a la izquierda, Excel la ha guardado como texto.

Paso 2: fórmulas sencillas y referencias de celda

Una fórmula siempre empieza por =. Puede sumar celdas (=E2+E3) o llamar a una función. Las dos primeras que debes conocer son SUMA y PROMEDIO. El botón Autosuma, en la pestaña Inicio, escribe la fórmula SUMA por ti.

Después llega lo que más atasca a los principiantes: cuando copias una fórmula hacia abajo, sus referencias se desplazan (E2 pasa a E3 y luego a E4). Es una referencia relativa. Para que una referencia no se mueva, añade el signo $: $I$1 es una referencia absoluta. En Windows, la tecla F4 añade los $ a la referencia donde está el cursor.

Ejercicio.

1. En I3, calcula el total: =SUMA(E2:E9) devuelve 85,50 €.
2. En I4, calcula la venta media: =PROMEDIO(E2:E9) devuelve 10,6875, que con dos decimales se muestra como 10,69 €.
3. Escribe 10% en I1 (la comisión) y «Comisión» en F1. En F2, escribe =E2*$I$1 y cópiala hasta F9. F2 muestra 1,25 € y F3 0,40 €.

Repite el punto 3 con =E2*I1, sin los $: a partir de F3 los resultados son incorrectos (F3 muestra 0), porque la fórmula copiada apunta a I2, I3… en lugar de a la comisión de I1. Ver este error una vez enseña más que leer sobre él diez veces.

Paso 3: organizar, ordenar y filtrar

Selecciona A1:F9 y ve a Insertar > Tabla. Excel convierte el rango en una tabla: aparecen botones de filtro en los encabezados y las filas nuevas que escribas justo debajo se añaden solas. Datos > Ordenar y Datos > Filtro también funcionan sobre un rango normal.

Ejercicio.

1. Filtra la columna Ciudad por «Madrid»: quedan 4 filas.
2. Quita el filtro y ordena por Importe de mayor a menor: las dos agendas de 18,00 € suben arriba.

Dos hábitos evitan casi todos los problemas en este paso: una sola fila de encabezados sin celdas combinadas y ninguna fila vacía en medio de los datos. Una fila vacía corta el rango que Excel detecta para ordenar y filtrar, y las celdas combinadas a menudo impiden ordenar.

Paso 4: funciones condicionales (SI, CONTAR.SI, SUMAR.SI)

Aquí es donde Excel empieza a ahorrarte tiempo: contar o sumar solo las filas que cumplen una condición, en lugar de buscarlas a ojo.

• SI devuelve un valor si una condición es verdadera y otro si no lo es.
• CONTAR.SI cuenta las celdas que cumplen un criterio.
• SUMAR.SI suma los importes de las filas que cumplen un criterio.
• CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta con varios criterios a la vez.

Ejercicio.

1. Escribe «10 € o más» en G1 (la tabla se amplía sola) y en G2: =SI(E2>=10;"sí";"no"). Cópiala hasta G9 si Excel no lo ha hecho ya. G2 muestra «sí» y G3 «no». En total tienes 5 «sí» y 3 «no».
2. Número de ventas en Madrid: =CONTAR.SI(C2:C9;"Madrid") devuelve 4.
3. Ventas de Lucía: =SUMAR.SI(B2:B9;"Lucía";E2:E9) devuelve 34,50 € (12,50 + 18,00 + 4,00).
4. Ventas de Pablo en Sevilla: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B9;"Pablo";C2:C9;"Sevilla") devuelve 2.

Para profundizar en cada función, consulta nuestras guías de CONTAR.SI con ejemplos, de SUMAR.SI y de CONTAR.SI.CONJUNTO con varios criterios. Si una fórmula devuelve 0 cuando esperas un resultado, revisa por qué CONTAR.SI.CONJUNTO no funciona.

Paso 5: buscar un valor en otra tabla (BUSCARV)

BUSCARV trae un dato de otra lista a partir de una clave: el precio de un producto a partir de su nombre, el departamento de un empleado a partir de su número de empleado.

Ejercicio. Junto a tus ventas, crea una pequeña lista de precios:

=BUSCARV("Agenda";K2:L4;2;FALSO) devuelve 18,00 €. El 2 indica la segunda columna de K2:L4 y FALSO pide una coincidencia exacta. Después cambia "Agenda" por D2 y copia hacia abajo: cada venta obtiene el precio de su producto (recuerda los $ del paso 2 en el rango: $K$2:$L$4).

La explicación completa paso a paso, con el error #N/A y sus causas, está en nuestro tutorial BUSCARV explicado de forma sencilla. En Microsoft 365 y en Excel 2021 o posterior, BUSCARX hace lo mismo con menos limitaciones.

Paso 6: mantener los datos fiables

Una fórmula solo es tan buena como los datos que usa. Tres herramientas evitan errores al escribir y limpian un archivo que te envían:

• La lista desplegable (Datos > Validación de datos) limita una celda a unas opciones concretas. Nuestro tutorial: cómo crear una lista desplegable paso a paso.
• Quitar duplicados (Datos > Quitar duplicados). Consulta nuestra guía para eliminar duplicados en Excel. Para revisarlos antes, resáltalos con formato condicional.
• Limpiar texto: eliminar caracteres no alfanuméricos o eliminar paréntesis de una columna importada.

Ejercicio.

1. Escribe Lucía, Pablo y Marta en N2:N4. Selecciona B2:B9, abre Datos > Validación de datos, elige «Lista» en «Permitir» y como origen =$N$2:$N$4. Prueba a escribir «Pedro» en B3: Excel no lo acepta.
2. Copia la venta de la fila 9 (A9:G9) y pégala en las filas 10 y 11. Haz clic dentro de la tabla y elige Datos > Quitar duplicados con todas las columnas marcadas: Excel elimina las 2 copias y vuelven a quedar 8 ventas. El total de I3 no ha cambiado en ningún momento, porque solo abarca E2:E9.

Paso 7: resumir con un gráfico y una tabla dinámica

Una tabla dinámica resume cientos de filas en unos clics, sin escribir fórmulas. Ahora es el momento de aprenderla: ya sabes preparar datos limpios, que es justo lo que necesita.

Ejercicio.

1. Haz clic en tus ventas y ve a Insertar > Tabla dinámica. Coloca Vendedor en Filas e Importe en Valores. Debes obtener Lucía 34,50 €, Pablo 26,00 €, Marta 25,00 € y un total general de 85,50 €. Ese total coincide con el del paso 2: es tu comprobación.
2. Selecciona el resultado, ve a Insertar > Gráficos recomendados y elige un gráfico de columnas. Nuestra guía para hacer un gráfico en Excel explica cuándo conviene uno de líneas o uno circular.

La cifra de Lucía en la tabla dinámica coincide con tu SUMAR.SI del paso 4. Obtener el mismo número por dos caminos es un buen hábito. Para agrupar fechas por meses, mostrar porcentajes o actualizar tras añadir filas, sigue nuestra tabla dinámica paso a paso.

Errores que frenan a los principiantes

• Escribir un total a mano en lugar de usar una fórmula: no se actualiza cuando cambia una fila.
• Números guardados como texto, a menudo después de pegar desde una página web u otro programa: se alinean a la izquierda y SUMA los ignora.
• Combinar celdas dentro de una tabla de datos: ordenar y filtrar dejan de funcionar bien.
• Poner varias tablas pegadas en la misma hoja: deja al menos una columna vacía entre ellas o, mejor, una hoja por tabla.
• Aprender una función avanzada antes que las referencias de celda: sin el paso 2, cada fórmula que copias es una fuente de errores.

Después del itinerario: lo que pide tu trabajo

Cuando domines los 7 pasos, aprende las funciones que encajan con tus tareas reales en lugar de recorrer una lista general:

• edad, antigüedad o tiempo entre dos fechas (RR. HH., administración): la función DATEDIF;
• notas con ponderación o precio medio de compra: la media ponderada;
• dispersión de una serie de mediciones: la desviación estándar.

Encontrarás todos nuestros tutoriales por tema en las secciones Excel básico y Fórmulas de Excel.

Recursos gratuitos y cursos de pago

La fuente oficial gratuita es la página Ayuda y formación de Excel de Microsoft, en español: primeros pasos, fórmulas y funciones, tablas dinámicas, todo ordenado por temas. Te servirá de complemento cuando quieras la descripción exacta de un menú o de una función.

Un curso de pago puede tener sentido si lo paga tu empresa o si prefieres que te acompañe un formador. Antes de inscribirte, comprueba que el temario cubre al menos los pasos 2 a 7 de este itinerario, con ejercicios prácticos.