Imparare Excel da zero: il percorso in 7 tappe

Per imparare Excel da zero, segui questo ordine: l'interfaccia e l'inserimento dei dati, le formule semplici e i riferimenti di cella, ordinamento e filtri, le funzioni condizionali (SE, CONTA.SE, SOMMA.SE), la ricerca con CERCA.VERT, la pulizia dei dati e infine grafici e tabelle pivot. Ogni tappa si appoggia sulla precedente. Se salti i riferimenti di cella, per esempio, nessuna formula che copierai dopo avrà senso.

Tutto il percorso usa un solo foglio di esercizio. Lo crei alla tappa 1 e ogni tappa successiva aggiunge un esercizio. Ti serve solo Excel: l'app desktop oppure Excel per il Web, gratuito con un account Microsoft.

Quanto tempo mettere in conto

Il nostro consiglio: dai 20 ai 30 minuti al giorno, una tappa a settimana. Così completi il percorso in circa sette settimane. Sessioni brevi e regolari dentro Excel, non solo leggendo o guardando video, rendono più di un'intera giornata una volta al mese. Una tappa è acquisita quando riesci a rifare il suo esercizio senza rileggere le istruzioni.

Tappa 1: conoscere l'interfaccia e inserire i dati

Alla fine di questa tappa dovresti saper:

• distinguere la cartella di lavoro (il file) dai suoi fogli (le schede in basso);
• individuare una cella da colonna e riga: B3 è la colonna B, riga 3;
• leggere la barra multifunzione (Home, Inserisci, Dati…) e la barra della formula, che mostra il contenuto reale della cella selezionata;
• copiare un valore o una formula verso il basso con il quadratino di riempimento (il piccolo quadrato in basso a destra della cella selezionata);
• applicare un formato numero (Valuta, Data) dalla scheda Home.

Esercizio. In un foglio vuoto, inserisci questo registro delle vendite di una piccola cartoleria. Applica il formato Valuta alla colonna E. Userai questo foglio in tutte le tappe successive.

Verifica veloce: una data riconosciuta da Excel è allineata a destra, come un numero. Se resta a sinistra, Excel l'ha memorizzata come testo.

Tappa 2: formule semplici e riferimenti di cella

Una formula inizia sempre con =. Può sommare celle (=E2+E3) o richiamare una funzione. Le prime due da conoscere sono SOMMA e MEDIA. Il pulsante Somma automatica, nella scheda Home, scrive la formula SOMMA al posto tuo.

Poi arriva il punto che blocca più principianti: quando copi una formula verso il basso, i riferimenti si spostano (E2 diventa E3, poi E4). È un riferimento relativo. Per bloccare un riferimento aggiungi i simboli $: $I$1 è un riferimento assoluto. Su Windows, il tasto F4 aggiunge i $ al riferimento in cui si trova il cursore.

Esercizio.

1. In I3, calcola il totale: =SOMMA(E2:E9) restituisce 85,50 €.
2. In I4, calcola la vendita media: =MEDIA(E2:E9) restituisce 10,6875, mostrato come 10,69 € con due decimali.
3. Scrivi 10% in I1 (la provvigione) e «Provvigione» in F1. In F2, scrivi =E2*$I$1 e copiala fino a F9. F2 mostra 1,25 € e F3 0,40 €.

Rifai il punto 3 con =E2*I1, senza i $: da F3 in poi i risultati sono sbagliati (F3 mostra 0), perché la formula copiata punta a I2, I3… invece che alla provvigione in I1. Vedere questo errore una volta insegna più che leggerlo dieci volte.

Tappa 3: organizzare, ordinare e filtrare

Seleziona A1:F9, poi Inserisci > Tabella. Excel trasforma l'intervallo in una tabella: sulle intestazioni compaiono i pulsanti di filtro e le nuove righe digitate subito sotto vengono incluse automaticamente. Dati > Ordina e Dati > Filtro funzionano anche su un intervallo normale.

Esercizio.

1. Filtra la colonna Città su «Milano»: restano 4 righe.
2. Togli il filtro e ordina per Importo dal più grande al più piccolo: le due agende da 18,00 € salgono in cima.

Due abitudini evitano quasi tutti i problemi di questa tappa: una sola riga di intestazioni senza celle unite e nessuna riga vuota in mezzo ai dati. Una riga vuota interrompe l'intervallo che Excel rileva per ordinare e filtrare, e le celle unite spesso impediscono l'ordinamento.

Tappa 4: funzioni condizionali (SE, CONTA.SE, SOMMA.SE)

Qui Excel inizia a farti risparmiare tempo: contare o sommare solo le righe che rispettano una condizione, invece di cercarle a occhio.

• SE restituisce un valore se una condizione è vera e un altro se è falsa.
• CONTA.SE conta le celle che rispettano un criterio.
• SOMMA.SE somma gli importi delle righe che rispettano un criterio.
• CONTA.PIÙ.SE conta con più criteri insieme.

Esercizio.

1. Scrivi «10 € o più» in G1 (la tabella si allarga da sola) e in G2: =SE(E2>=10;"sì";"no"). Copiala fino a G9 se Excel non l'ha già fatto. G2 mostra «sì», G3 «no». In tutto ottieni 5 «sì» e 3 «no».
2. Numero di vendite a Milano: =CONTA.SE(C2:C9;"Milano") restituisce 4.
3. Vendite di Giulia: =SOMMA.SE(B2:B9;"Giulia";E2:E9) restituisce 34,50 € (12,50 + 18,00 + 4,00).
4. Vendite di Marco a Torino: =CONTA.PIÙ.SE(B2:B9;"Marco";C2:C9;"Torino") restituisce 2.

Per approfondire ogni funzione, leggi le nostre guide su CONTA.SE con esempi, su SOMMA.SE e su CONTA.PIÙ.SE con più criteri. Se una formula restituisce 0 quando ti aspetti un risultato, guarda perché CONTA.PIÙ.SE non funziona.

Tappa 5: cercare un valore in un'altra tabella (CERCA.VERT)

CERCA.VERT recupera un dato da un altro elenco partendo da una chiave: il prezzo di un prodotto dal suo nome, il reparto di un dipendente dalla sua matricola.

Esercizio. Accanto alle vendite, crea un piccolo listino prezzi:

=CERCA.VERT("Agenda";K2:L4;2;FALSO) restituisce 18,00 €. Il 2 indica la seconda colonna di K2:L4 e FALSO chiede una corrispondenza esatta. Poi sostituisci "Agenda" con D2 e copia verso il basso: ogni vendita recupera il prezzo del suo prodotto (ricorda i $ della tappa 2 sull'intervallo: $K$2:$L$4).

La spiegazione completa passo per passo, con l'errore #N/D e le sue cause, è nel nostro tutorial CERCA.VERT spiegata in modo semplice. In Microsoft 365 e in Excel 2021 o versioni successive, CERCA.X fa lo stesso lavoro con meno vincoli.

Tappa 6: tenere i dati affidabili

Una formula vale quanto i dati che usa. Tre strumenti evitano errori di digitazione e ripuliscono un file che ti hanno mandato:

• L'elenco a discesa (Dati > Convalida dati) limita una cella a scelte precise. Il nostro tutorial: creare un elenco a discesa passo per passo.
• La rimozione dei duplicati (Dati > Rimuovi duplicati). Vedi la nostra guida per eliminare i duplicati in Excel. Per controllarli prima, evidenziali con la formattazione condizionale.
• La pulizia del testo: eliminare i caratteri non alfanumerici o rimuovere le parentesi da una colonna importata.

Esercizio.

1. Scrivi Giulia, Marco e Sara in N2:N4. Seleziona B2:B9, apri Dati > Convalida dati, scegli «Elenco» in «Consenti» e come origine =$N$2:$N$4. Prova a scrivere «Luca» in B3: Excel lo rifiuta.
2. Copia la vendita della riga 9 (A9:G9) e incollala nelle righe 10 e 11. Fai clic nella tabella, poi Dati > Rimuovi duplicati con tutte le colonne selezionate: Excel elimina le 2 copie e restano 8 vendite. Il totale in I3 non è mai cambiato, perché copre solo E2:E9.

Tappa 7: riassumere con un grafico e una tabella pivot

Una tabella pivot riassume centinaia di righe in pochi clic, senza scrivere formule. È il momento giusto per impararla: ora sai preparare dati puliti, ed è proprio quello che le serve.

Esercizio.

1. Fai clic nelle vendite, poi Inserisci > Tabella pivot. Metti Venditore in Righe e Importo in Valori. Devi ottenere Giulia 34,50 €, Marco 26,00 €, Sara 25,00 € e un totale complessivo di 85,50 €. È lo stesso totale della tappa 2: è il tuo controllo.
2. Seleziona il risultato, poi Inserisci > Grafici consigliati e scegli un istogramma. La nostra guida per creare un grafico in Excel spiega quando conviene un grafico a linee o a torta.

Il valore di Giulia nella tabella pivot coincide con il tuo SOMMA.SE della tappa 4. Ritrovare lo stesso numero con due metodi è un'abitudine da tenere. Per raggruppare le date per mese, mostrare percentuali o aggiornare dopo aver aggiunto righe, segui la nostra guida alla tabella pivot passo passo.

Gli errori che frenano i principianti

• Scrivere un totale a mano invece di usare una formula: non si aggiorna quando cambia una riga.
• Numeri memorizzati come testo, spesso dopo un copia-incolla da una pagina web o da un altro programma: restano allineati a sinistra e SOMMA li ignora.
• Unire celle in una tabella di dati: ordinamento e filtri non funzionano più come dovrebbero.
• Mettere più tabelle attaccate sullo stesso foglio: lascia almeno una colonna vuota tra l'una e l'altra o, meglio, un foglio per tabella.
• Imparare una funzione avanzata prima dei riferimenti di cella: senza la tappa 2, ogni formula copiata diventa una fonte di errori.

Dopo il percorso: quello che serve nel tuo lavoro

Quando le 7 tappe ti sono familiari, impara le funzioni legate ai tuoi compiti reali invece di seguire un elenco generico:

• età, anzianità o durata tra due date (risorse umane, amministrazione): la funzione DATEDIF;
• voti con pesi diversi o prezzo medio d'acquisto: la media ponderata;
• dispersione di una serie di misure: la deviazione standard.

Trovi tutti i nostri tutorial per argomento nelle sezioni Excel di base e Formule Excel.

Risorse gratuite e corsi a pagamento

La fonte ufficiale gratuita è la pagina Guida e formazione su Excel di Microsoft, in italiano: primi passi, formule e funzioni, tabelle pivot, ordinati per argomento. Ti sarà utile insieme a questo percorso quando vuoi la descrizione esatta di un menu o di una funzione.

Un corso a pagamento può avere senso se lo paga la tua azienda o se preferisci essere seguito da un formatore. Prima di iscriverti, controlla che il programma copra almeno le tappe da 2 a 7 di questo percorso, con esercizi pratici.